Bedrijven Contact Dagen Mechelen 9 & 10 okt ’24

Op 9 en 10 oktober 2024 staan wij met ons enthousiast team klaar op de Bedrijven Contact Dagen in Mechelen en we nodigen jou graag uit voor een bezoekje aan onze stand! Dit is dé perfecte kans om kennis te maken met ons bedrijf, onze innovatieve aanpak te ontdekken en in gesprek te gaan over mogelijke samenwerkingen.

Of je nu een potentiële klant bent die op zoek is naar een financiële partner of een professional die benieuwd is naar een uitdagende carrière, wij verwelkomen je met open armen. Onze experts staan klaar om al je vragen te beantwoorden en te laten zien hoe wij jouw ambities kunnen helpen waarmaken.

Wat kun je verwachten?

    • Inspirerende gesprekken met onze experts
    • Een kijkje in onze financiële expertise op maat
    • Netwerkmogelijkheden met gelijkgestemde professionals
    • Een exclusieve verrassing voor iedereen die onze stand bezoekt!

Mis deze kans niet en kom langs bij onze stand. Wij kijken ernaar uit om je te ontmoeten!

Tot dan in Mechelen!

NIS2-Richtlijn

Voor Belgische bedrijven zal de NIS2-richtlijn een aanzienlijke impact hebben op hoe zij omgaan met cybersecurity en kritieke infrastructuur. Hier is hoe NIS2 van toepassing is op bedrijven in België:

1. Uitgebreidere reikwijdte:

Belgische bedrijven in verschillende sectoren, zoals energie, gezondheidszorg, financiën, transport, digitale infrastructuur en overheidsadministratie, zullen door NIS2 worden beïnvloed. Kleinere bedrijven in deze kritieke sectoren, die voorheen niet onder de oorspronkelijke NIS-richtlijn vielen, kunnen nu onder NIS2 vallen. Dit betekent dat een groter aantal bedrijven in België verplicht zal zijn strengere cybersecuritymaatregelen te nemen.

2. Strengere beveiligingseisen:

Belgische bedrijven moeten:

  • Risicobeheersingsprotocollen implementeren: Bedrijven moeten risicogebaseerde cybersecuritymaatregelen nemen om hun netwerken en systemen te beschermen.
  • Incidenten melden: Elke grote cybersecurityincident moet binnen 24 uur aan de relevante autoriteiten worden gemeld.
  • Cyberweerbaarheid: Bedrijven zijn verplicht robuuste plannen te hebben om ervoor te zorgen dat ze na cyberaanvallen snel kunnen herstellen zonder grote verstoringen van hun diensten.

3. Verbeterde samenwerking:

België, via het Nationaal Cyber Security Centrum (NCSC) en het Centrum voor Cybersecurity België (CCB), zal nauwer samenwerken met andere EU-lidstaten. Deze verbeterde samenwerking vereist dat Belgische bedrijven betrokken zijn bij grensoverschrijdende informatie-uitwisseling en samenwerking om effectiever te reageren op cyberdreigingen.

4. Strengere handhaving en sancties:

Onder NIS2 staan Belgische bedrijven onder strengere verantwoordelijkheid en kunnen zij boetes krijgen bij niet-naleving. Het niet implementeren van de vereiste cybersecuritymaatregelen of het niet tijdig melden van incidenten kan leiden tot aanzienlijke financiële sancties, afhankelijk van de ernst van de inbreuk.

Gevolgen voor Belgische bedrijven:

  • Bedrijven in gereguleerde sectoren zullen hun cybersecuritypraktijken moeten updaten en hun systemen regelmatig moeten auditen.
  • Ze zullen hun werknemers moeten trainen op het gebied van cyberrisico’s en incidentresponsplannen.
  • Investeringen in cybersecuritytools en technologie zullen waarschijnlijk toenemen, omdat bedrijven ervoor moeten zorgen dat ze voldoen aan de NIS2-vereisten.

In België wordt de implementatie van NIS2 gecontroleerd door het CCB, dat ervoor zorgt dat Belgische bedrijven in lijn blijven met de EU-regelgeving. Voor meer informatie kan u hier terecht.

We are hiring !

🌟 Wij zijn op zoek naar JOU! 🌟

Ben jij een enthousiaste accountant met een passie voor cijfers en een scherp oog voor detail? Of sta je aan het begin van je carrière en wil je jouw vaardigheden verder ontwikkelen in een dynamische omgeving? Bij @TheOffice verwelkomen we zowel beginners als ervaren professionals die een verschil willen maken. 🚀

Wat bieden wij?

  • 🌐 Een inspirerende werkomgeving waar teamgeest voorop staat
  • 📚 Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling
  • 💼 Uitdagende en afwisselende projecten
  • 🕒 Flexibele werktijden en een goede werk-privé balans
  • 🎉 Een hecht team met regelmatig gezellige teamevenementen

Jouw profiel:

  • 🧮 Je hebt een scherp oog voor detail en werkt nauwkeurig
  • 🤝 Je bent een echte teamplayer met goede communicatieve vaardigheden
  • 🔍 Je hebt kennis van balans en fiscale wet- en regelgeving (Tax Wizard)
  • 💡 Je bent leergierig en altijd op zoek naar manieren om jezelf te verbeteren
  • 🎓 Een relevante opleiding en/of werkervaring in accountancy is een plus

Waarom kiezen voor @TheOffice? Bij ons draait alles om samenwerking, groei en innovatie. Wij geloven dat de beste resultaten worden behaald in een omgeving waar iedereen zich gewaardeerd en ondersteund voelt. Sluit je aan bij ons team en werk samen met gepassioneerde professionals die net als jij streven naar uitmuntendheid.

📢 Klaar voor de volgende stap in jouw carrière? Stuur ons jouw CV en een korte motivatie via info@atheoffice.be .

Samen bouwen we aan een succesvolle toekomst. 🌟

💬 Heb je vragen of wil je meer weten? Stuur ons een berichtje! Wij kijken ernaar uit om van je te horen. 👀

🎯 @TheOffice – Waar talent en teamwork samenkomen.

NIEUWE REGELS VOOR INVORDERING VAN CONSUMENTENSCHULDEN VANAF 1/9/23

Vanaf 1 september 2023 gelden nieuwe – strengere – regels indien een bedrijf een schuld wil invorderen van een consument (B2C). De nieuwe regels gelden dus niet voor overeenkomsten afgesloten met een andere onderneming (B2B).

Vanaf 1 september 2023 dient U dus uw contractvoorwaarden en algemene voorwaarden van uw klanten-consumenten aan de nieuwe regelgeving aan te passen!

Hieronder een samenvatting van de nieuwe regelgeving :

VERPLICHTINGEN

1/ kosteloze eerste herinnering:

Als de consument zijn schuld niet betaald heeft op de vervaldag, moet de onderneming een kosteloze ingebrekestelling sturen onder de vorm van een eerste herinnering. De dag na de elektronische verzending of de derde dag na de verzending per brief van deze ingebrekestelling begint een wachttermijn minstens 14 kalenderdagen.

Minimuminhoud van deze eerste herinnering :

  • Naam en ondernemingsnummer eisende onderneming
  • Het verschuldigde saldo
  • Het bedrag van het schadebeding bij niet-betaling binnen de 14 dagen
  • Beschrijving geleverde product of dienst
  • Datum opeisbaarheid van de schuld
  • De termijn waarbinnen de schuld moet betaald worden vooraleer kosten, intresten of vergoeding worden aangerekend

Een beding in de overeenkomst, verkoopwaarden, factuurvoorwaarden dat de onderneming vrijstelt van deze eerste herinnering en de vormvoorwaarden is verboden en nietig.

Voor onderneming die doorlopende diensten leveren aan consumenten, zijn alleen de eerste drie herinneringen voor binnen hetzelfde jaar kosteloos.  Daarna mogen wel kosten aangerekend worden (maximum 7,50 Euro per herinnering + de portkosten)

2/ informatieplicht

“Onverwijld” en op vraag van de consument moet de onderneming aan de consument alle bewijsstukken van de schuld en alle nodige informatie bezorgen over hoe een betwisting van de schuld moet gebeuren.

3/ Verwijlintresten 

  • Maximale verwijlintrest : referentie-intrestvoet vermeerderd met acht procentpunten bedoeld in artikel 5, tweede lid, van de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties. (voor het de derde kwartaal 2023 op 12% vastgesteld)
  • Te berekenen op de nog te betalen som.
  • Vanaf het verstrijken van de wachttermijn, tenzij je een kmo bent.

4/ Schadebedingen

  • Maximale bedragen afhankelijk van het uitstaand saldo:
    • Schuld >= 150 euro: 20 euro;
    • Schuld <> 150,01 en 500 euro: 30 euro + 10% van de schuld;
    • Schuld > 500 euro: 65 euro + 5% van de schuld op de schijf boven 500 euro met een maximum van 2000 euro.

 

SANCTIES

 1/ Strafrechtelijke boetes

Aan ondernemingen die de wettelijke voorschriften niet naleven kunnen boetes worden opgelegd voor diverse overtredingen, waaronder:

  • Onjuiste verzending van de initiële betalingsherinnering;
  • Foutieve berekening van het schadebedrag;
  • Niet voldoen aan de verplichting tot informatieverstrekking.

De omvang van de opgelegde boetes kan variëren van €26 tot €10.000, of tot 4% van de jaaromzet van het laatste afgesloten boekjaar (dit bedrag wordt vermenigvuldigd met opdeciemen).

2/ Terugbetaling van betaalde bedragen aan de consument

Indien de consument zijn schuld zou betaald hebben zonder dat de bovenstaande verplichtingen werden gerespecteerd, dan gaat het burgerrechtelijk om een onverschuldigde betaling te kwader trouw verkregen. De betalingen die de onderneming heeft ontvangen in strijd met de wet, zal door diegene die de betaling heeft ontvangen aan de consument moeten worden terugbetaald.  De invordering kan dan ook niet opnieuw opgestart worden want de foutieve betaling door consument wordt geacht bevrijdend te zijn.

3/ Weigering van minnelijke invordering

Indien een onderneming de nieuwe wetgeving niet respecteert, zal minnelijke invordering geweigerd worden.  Een openstaande vordering zal bijgevolg niet kunnen worden ingevorderd door de gerechtsdeurwaarder indien bovenstaande formaliteiten niet correct werden nageleefd. Het is de onderneming die daarbij moet bewijzen dat zij de wettelijke verplichtingen heeft nageleefd.

 

 INWERKINGTREDING

De nieuwe wetgeving is van toepassing vanaf 01/09/2023 voor alle nieuwe overeenkomsten of nieuwe schulden.

De nieuwe wetgeving is van toepassing vanaf 01/12/2023 voor al uw overeenkomsten gesloten vóór 1 september 2023, waarbij de invordering of betaalachterstand plaatsvindt na 1 september 2023.

Image by upklyak on Freepik.

 

Help !!!! Ik ben klant van een digitaal kantoor.

Vereenvoudig je boekhouding met Billtobox

Als ondernemer is een georganiseerde en efficiënte boekhouding van cruciaal belang voor het succes van je bedrijf. Gelukkig is er nu Billtobox, een eenvoudige oplossing die je helpt om je financiën op orde te houden. In deze handleiding delen we stapsgewijs hoe je als cliënt het gemakkelijkst kunt werken met Billtobox en laten we zien hoe deze tool je helpt bij het stroomlijnen van je administratieve processen. Door deze handleiding te volgen, zul je merken dat je boekhouding minder tijd kost en je meer controle geeft over je financiële gegevens.

Stap 1: Billtobox account opzetten

Om te beginnen, dien je een Billtobox account aan te maken. Je kunt dit regelen met onze Office Manager Isabel Claes, wat tevens kostenefficiënter is. Daarnaast is het belangrijk om de Billtobox app te downloaden op je smartphone, dat is gratis en stelt je in staat om de tool altijd bij de hand te hebben.

Stap 2: Download onze Billtobox richtlijnen

Om het meeste uit Billtobox te halen, is het belangrijk om bepaalde stappen dagelijks of wekelijks te doorlopen.

Veel succes

(foto: Image by WangXiNa on Freepik)

Vanaf 01/01/2023 is er een belangrijke wijziging met betrekking tot de facturatie van werk in onroerende staat.

Toelichting met betrekking tot deze wijzigingen.

Wetgeving tot 31/12/2022

Verplichte vermelding op de factuur : “BTW verlegd”

De verlegging van de BTW naar de afnemer is mogelijk wanneer aan volgende voorwaarden voldaan is:

    • De dienstverrichter is
      • in België gevestigd en moet periodiek BTW aangiften indienen of
      • in het buitenland gevestigd en heeft in België een aansprakelijk vertegenwoordiger aangesteld

en

    • De afnemer is
      • in België gevestigd en moet periodiek BTW aangiften indienen of
      • in het buitenland gevestigd en heeft in België een aansprakelijk vertegenwoordiger aangesteld.

 

Wetgeving vanaf 01/01/2023

Verplichte vermelding op de factuur :

‘Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten’

De verlegging van de BTW naar de afnemer moet toegepast worden in alle gevallen waarbij de afnemer in België periodieke aangiftes indient.

Dit betekent in de praktijk :

Bij facturatie aan een onderneming die geen periodieke BTW aangiften moeten indienen, zal op de factuur BTW moeten aangerekend worden (6% of 21% al naargelang de situatie).  Dit gaat dan over volgende afnemers:

    • kleine ondernemingen en forfaitaire landbouwondernemingen die vrijgesteld zijn van periodieke BTW aangiften;
    • niet BTW plichtige ondernemingen
    • buitenlandse ondernemingen die in België geen periodieke BTW aangiften indienen, noch via een aansprakelijk vertegenwoordiger, noch via een rechtstreekse BTW identificatie

Een buitenlandse onderneming die in België via rechtstreekse identificatie een BTW nummer aanhoudt zal vanaf nu gehouden zijn de BTW te voldoen in plaats van de dienstverrichter.

Bij facturatie van werk in onroerende staat in België aan een buitenlandse onderneming met een rechtstreekse BTW identificatie, moet bijgevolg vanaf 01/01/2023 eveneens de BTW verlegd worden naar de afnemer.

Het is de afnemer die de aannemer op de hoogte moet brengen van het feit dat hij al dan niet periodieke BTW aangiften in België indient. Een onderneming die aan de aannemer haar BE-nummer meedeelt, zonder expliciete melding dat ze geen periodieke BTW aangiften indient, zal door de aannemer gefactureerd worden zonder BTW, maar daarbij moet wel de verplichte vermelding op de factuur aangebracht worden.

Tenzij de afnemer binnen een termijn van één maand na ontvangst van de factuur de aannemer op de hoogte brengt van het feit dat hij geen periodieke BTW aangiften indient, wordt de aannemer ontslagen van de aansprakelijkheid voor wat betreft de hoedanigheid van de afnemer. Voldoet de afnemer vervolgens dan toch niet aan de gestelde voorwaarden, dan zal hij nog als enige aansprakelijk zijn voor de verschuldigde BTW, interesten en boeten.

Groepsverzekeringen: kleinere kapitalen zijn vaak een vergiftigd geschenk!

(foto: SS)

Het belastingvoordeel bij de aftrek van een groepsverzekering (of IPT) door een vennootschap bedraagt momenteel nog 25%. Voor KMO’s die kunnen genieten van het verlaagde belastingtarief bedraagt het voordeel vaak slechts 20%.

Anderzijds : dit zijn de taksen en belastingen die moeten betaald worden op groepsverzekeringen :

Bij betaling van de premie (éénmalig)

    • 4,4% taks

Bij uitkering van het kapitaal (éénmalig)

    • 3,55% ziekte en invaliditeitsbijdrage (ZIV) op het bruto kapitaal inclusief winstdeelneming
    • 2% solidariteitsbijdrage op het bruto kapitaal inclusief winstdeelneming (0% tot 1% voor de kleinere kapitalen)
    • 10%, 16,5% of 20% belasting op de uitkering nà inhouding van de vorige bijdragen

o Tarief afhankelijk van pensioenleeftijd en loopbaan

o  Wordt nog verhoogd met gemeentebelasting

Bij uitbetaling wettelijk pensioen (levenslang)

    • 3,55% ZIV bijdrage op het bedrag van het wettelijk pensioen :

o  Als het maandelijks pensioen minder bedraagt dan 1.597 Euro (=                                   grensbedrag 2021), maar ingevolge de bijtelling van een fictieve                                     maandelijkse rente berekend op het uitgekeerde kapitaal van de                                     groepsverzekering boven dat grensbedrag uitkomt, wordt er 3,55%                             ZIV bijdrage ingehouden op het bedrag van uw wettelijk pensioen.

    • 0,5% tot 2% solidariteitsbijdrage op het bedrag van het wettelijk pensioen

o  Dezelfde berekening als bij de ZIV-bijdrage maar dan met een                                          grensbedrag vanaf 2.646,33 Euro

Het is vooral de levenslange inhouding van de ZIV-bijdrage op het wettelijk pensioen, die tot gevolg heeft dat kleinere kapitalen volledig worden weg belast. Een werknemer bijvoorbeeld, die recht heeft op een wettelijk pensioen dat net onder het grensbedrag van 1.597 Euro valt, maar vanwege de bijtelling van de fictieve maandelijkse rente van zijn groepsverzekering boven dat grensbedrag uitkomt, zal dus levenslang die 3,55% ZIV bijdrage op zijn wettelijk pensioen moeten betalen. Er zijn gevallen bekend waarbij de gepensioneerde uiteindelijk méér ZIV bijdragen heeft betaald, dan het ontvangen kapitaalbedrag van zijn groepsverzekering.

De berekening van de fictieve rente gebeurt dan ook nog volgens tabellen die volledig verouderd zijn en geen rekening houden met de huidige, lage rentevoeten.

En net die kleinere kapitalen wil de minister van pensioenen nu aanmoedigen. Kapitalen die voor vele werknemers nauwelijks een voordeel opleveren. Het probleem van het wegbelasten van die kapitalen via de inhouding op de wettelijke pensioenen is gekend – er werden al aanzienlijk wat klachten ingediend bij de ombudsdienst van de pensioenen – maar er wordt niets aan gedaan.

De bewering tenslotte dat de overheid steeds meer geld moet toeleggen aan de groepsverzekeringen raakt bijgevolg kant noch wal. Integendeel zelfs : door de daling van de tarieven in de vennootschapsbelasting is het belastingvoordeel voor de premie aftrek gedaald, terwijl de taksen, belastingen en bijdragen onverminderd behouden blijven.

Let op voor paswoord-hengelaars!

Vorige week kreeg ik een mailtje van de FOD-financiën over de teruggave van de personenbelasting 2019. Een teruggave, wat een verrassing!
Gaby had mij verzekerd dat ik moest bijbetalen.  Hoe kan dat nu ?

De cloud servers die we tegenwoordig allemaal gebruiken voor e-mail, internet, toepassingen voor tekstverwerking banking en contact met de overheid onder andere, zijn echt heel goed beveiligd.
Het is voor hackers veel eenvoudiger geworden om naar je paswoord te hengelen of te vissen. Daarom wordt die oplichtingtactiek  “phishing” genoemd. De hacker maakt misbruik van je vertrouwen en probeert je in de val te lokken om je paswoord te bekomen en dat te misbruiken.

Hoe herken je zo een phishing-bericht?

    1. Laat je niet vangen door de logo’s, die kunnen hackers zo namaken.
    2. Kijk naar de afzender van het bericht. Bij phishing zijn dat eigenaardige namen. In mijn mailtje was dat assistance@endzonesportsbetting.com en dat lijkt niet van een ministerie te komen.
    3. Phishing mailtjes hebben een assertief taalgebruik. Soms staan er taalfouten in. Soms is de taal dwingend of wil men je heel nieuwsgierig maken en je laten klikken op een link. Niet doen, dat kan gevaarlijk worden.
    4. Als je met je muis over de link zweeft zonder te klikken zie je de volledige URL waar je naar toe zou surfen. Ziet deze er raar of verdacht uit? Niet klikken!

Steeds vaker gebruiken hackers ook SMS, WhatsApp en Facebook om zulke berichten te versturen.

Heb je het bericht herkent als vals, stuur het dan onmiddellijk door aan verdacht@safeonweb.be. Dat is een e-mail adres van het Centrum voor Cybersecurity België.
Meer informatie kan je lezen op hun website site https://www.safeonweb.be/nl.

NIEUWE EN NOG LOPENDE CORONAMAATREGELEN

Indien u denkt in aanmerking te komen voor één of meerdere van deze steunmaatregelen en u wenst onze hulp bij de aanvraag, gelieve dan contact op te nemen met één van onze medewerkers.

 

Tijdelijke werkloosheid

Ben je getroffen door deze maatregelen en kan je hierdoor je werknemers niet meer laten werken? Dan is er toch wat goed nieuws te melden. Vandaag zou de versoepelde procedure voor het toepassen van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht weer van kracht worden.

Het is echter nog wachten op een publicatie van de wettelijke basis.

Welke gevolgen heeft een terugkeer van de versoepelde procedure voor jou?

    • Je was al erkend als hard getroffen werkgever (meer dan 20% werkloosheid in 2020/2) of bent actief in een hard getroffen sector? Voor jou zou er niets veranderen.
    • Je behoort niet tot de hard getroffen werkgevers? Dan moest je sinds 1 september ofwel gebruik maken van economische werkloosheid bij gebrek aan werk ofwel de klassieke procedure voor tijdelijke werkloosheid wegens overmacht volgen bij een quarantaine of bij een sluiting van de school of crèche. Jij zou vanaf vandaag weer de versoepelde procedure voor tijdelijke werkloosheid wegens overmacht kunnen gaan toepassen. Wat houdt dit in?
      • Je hoeft geen voorafgaandelijke meldingen meer te doen aan de RVA
      • Je hoeft geen C3.2A controle-formulieren meer af te leveren aan je werknemers
      • De dagen van tijdelijke werkloosheid wegens overmacht geef je maandelijks door aan je sociaal secretariaat

 

Overbruggingsrecht

Daarnaast heb je als zelfstandige recht op het overbruggingsrecht. Het overbruggingsrecht wordt verlengd tot 31 december voor de zelfstandigen die nog steeds onder de sluitingsmaatregelen vallen en de zelfstandigen die hoofdzakelijk afhankelijk zijn van deze sectoren, waardoor ook zij nog steeds gedwongen hun activiteit moeten onderbreken. Voor de maanden oktober en november wordt het bedrag zelfs verdubbeld. Wie het dubbele crisis-overbruggingsrecht zal kunnen genieten, moet echter ook nog bepaald worden.

 

Nieuwe premie Vlaams Gewest

Ondernemers in het Vlaamse Gewest die door de maatregelen inzake het coronavirus en de daaruit voortvloeiende maatregelen van de bevoegde autoriteiten inzake burgerlijke veiligheid, geconfronteerd worden met een omzetdaling van minstens 60% kunnen binnenkort een premie aanvragen bij VLAIO. Deze omzetdaling moet zich voordoen in ofwel de periode van 1 oktober tot en met 15 november 2020, ofwel de periode van 19 oktober tot en met 18 november 2020. Deze maatregel zal kunnen worden aangevraagd vanaf 16 november 2020.  (je kan dit aanvragen en opvolgen via de Vlaio website)

 

Federale steun

1/ Betalingsuitstel en garantieregeling ondernemingskredieten

2/ Uitbreiding van de overheidsleningen

3/ Fiscale steun

    • Afbetalingsplan voor fiscale schulden
    • Carry back voor coronaverliezen
    • Vrijstelling doorstorting bedrijfsvoorheffing corona
    • Verhoogde investeringsaftrek voor KMO’s van 25% voor investeringen tussen 12/3/2020 en 31/12/2022
    • Geen decembervoorschot BTW te betalen
    • Onthaal en receptiekosten gemaakt tussen 8/6/2020 en 31/12/2020 zijn 100% aftrekbaar

4/ Uitstel of vrijstelling van betaling van sociale bijdragen voor zelfstandigen

5/ Vrijgestelde forfaitaire vergoeding voor thuiswerk van 129,48 Euro/maand

 

Veel succes en stay safe!

Bron afbeelding: RV

Een goede administratie is de sleutel tot belastingaftrek en probleemloze belastingcontroles

Wij KUNNEN JE HELPEN!

Als je een klein bedrijf hebt, of een nieuw bedrijf start, weet je waarschijnlijk dat je een administratie van je inkomsten en uitgaven moet bijhouden. In het bijzonder moet je jouw uitgaven zorgvuldig registreren om het volledige bedrag van de belastingaftrek waar je recht op heeft te kunnen claimen. En je wilt er zeker van zijn dat je de bedragen die op je belastingaangiften worden vermeld, kunt verdedigen als je ooit wordt gecontroleerd door de belastingdienst of de belastingdienst van de staat.

Bepaalde soorten uitgaven, zoals auto-, reis-, maaltijd- en kantoorkosten, vereisen speciale aandacht omdat ze onderworpen zijn aan speciale registratievereisten of beperkingen op de aftrekbaarheid.

Het is interessant om op te merken dat er niet één manier is om een bedrijfsadministratie bij te houden. Behalve in aantal gevallen, vereist de wet geen specifieke soort administratie. Je kan elk administratiesysteem kiezen dat geschikt is voor jouw bedrijf en dat je inkomsten en uitgaven duidelijk laat zien.

Toch scoren veel belastingbetalers niet veel punten als het gaat om het bijhouden van gegevens. Hieronder drie zaken om het probleem te illustreren.

1. Zonder goede boekhouding kan de belastinginspectie je inkomen reconstrueren…

Als een belastingbetaler wordt gecontroleerd en geen goede administratie heeft, kan de controleur een “bank-deposito-analyse” uitvoeren om het inkomen te reconstrueren. Dat gaat ervan uit dat al het geld dat tijdens een bepaalde periode op de rekeningen wordt gestort, belastbaar inkomen is. Dat is wat er gebeurde in het geval van de eigenaar van een muntwinkel en een postzegelbedrijf. De eigenaar was het niet eens met het bedrag aan inkomsten dat de controleur hem toekende nadat hij een bankdeposito-analyse had uitgevoerd.

De directeur van de FOD-financiën merkte op dat als de belastingbetaler voldoende gegevens bijhield, “hij de bankdeposito-analyse helemaal had kunnen vermijden.” Omdat hij dat niet deed, oordeelde de Belastingdirectie de bankanalyse passend en de eigenaar had zijn bedrijfsinkomsten te laag opgegeven.  De eigenaar moest extra belasting betalen samen met een boete.

2. Uitgaven moeten aantoonbaar zakelijk zijn

In een ander geval werden de vorderingen van een onafhankelijke verzekeringsagent voor diverse zakelijke aftrekposten grotendeels ontkend. De belastingcontroleur oordeelde dat hij over documentatie beschikte in de vorm van creditcardafschriften en andere bonnetjes waaruit bleek dat er kosten werden betaald. Maar er was geen bewijs van een zakelijk doel. Zo betaalde hij bijvoorbeeld voor software, kleding, gadgets en brandstof, maar uit de administratie bleek niet of de aankopen voor zijn bedrijf of voor hem persoonlijk waren. De eigenaar moest extra belasting betalen samen met een boete.

3. “Geen bijkomende gegevens” kan betekenen “geen aftrekposten”

In dit geval waren gehuwde belastingbetalers partners in een reisbureau en eigenaar van een softwarebedrijf. De belastingcontroleur ontkende hun aftrek van autokosten, geschenken, maaltijden en reizen wegens onvoldoende documentatie. Het echtpaar leverde geen bewijs voor het zakelijke doel van de geschenken die ze hadden gegeven. Bovendien gaven hun creditcardafschriften en andere informatie geen details over het tijdstip, de plaats en de zakelijke relatie voor de maaltijdkosten of gaven ze niet aan dat de reis voor zakelijke doeleinden werd uitgevoerd.

De “verboden aftrek” in dit geval is direct toe te schrijven aan het nalaten van de belastingbetaler om adequate reisverslagen te schrijven. De eigenaar moest extra belasting betalen samen met een boete.

Wij kunnen helpen

Neem contact met ons op als je hulp nodig hebt bij het bewaren van een adequate bedrijfsadministratie. Een nauwgezette, proactieve benadering van de manier waarop u, of wij uw administratie bijhouden, kunnen uw belastingaftrekken beschermen en een controle veel minder pijnlijk maken.

bron afbeelding: dreamstime