ALGEMENE VOORWAARDEN
1 Definities
1.1. Beroepsbeoefenaar
@TheOffice BV met zetel te 2150 Borsbeek, De Robianostraat 118 bus 4, ingeschreven in het
rechtspersonenregister te Antwerpen onder nummer 1013.353.654, Gecertificeerd (fiscaal)
accountant en lid het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) en onder nummer
53.397.890.
De beroepsbeoefenaar is onderworpen aan de wetgeving betreffende de boekhoudkundige en
fiscale beroepen alsmede de gedragsregels, normen en deontologische code uitgevaardigd
door het ITAA, raadpleegbaar op volgende website https://www.itaa.be .
1.2. Opdrachtgever
De natuurlijke of rechtspersoon die een beroep doet op de beroepsbeoefenaar.
De beroepsbeoefenaar mag als haar opdrachtgever – gehouden in eigen naam – beschouwen
elkeen die haar een opdracht heeft toevertrouwd, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen
heeft gegeven te handelen als vertegenwoordiger, orgaan, lasthebber, uit naam en voor
rekening van een derde en op voorwaarde dat deze de naam, het adres en de overige
relevante gegevens van deze derde, lastgever, rechtspersoon of vertegenwoordigde ter zelfder
tijd met de opdracht aan de beroepsbeoefenaar worden verstrekt.
1.3. Toepassingsgebied
Onderhavige algemene voorwaarden zijn, bij voorrang en met uitsluiting van eventuele
algemene voorwaarden van de opdrachtgever, van toepassing op alle rechtshandelingen,
rechtsverhoudingen en professionele relaties tussen de beroepsbeoefenaar en de
opdrachtgever. Afwijkingen dienen, uitdrukkelijk en schriftelijk door beide partijen te worden
aanvaard. Geen enkele afwijking kan worden ingeroepen als algemene regel. In geval van
tegenstrijdigheid tussen de inhoud van onderhavige algemene voorwaarden en de
opdrachtbrief, heeft de opdrachtbrief voorrang.
Overeenkomstig het gemeen recht kan de aansprakelijkheid van beroepsbeoefenaar enkel
worden aangesproken voor opdrachten waarvan wordt aangetoond dat ze door de
beroepsbeoefenaar aanvaard werden.
1.4. Recurrente opdracht
Onder “recurrente opdracht” wordt verstaan: de opdracht die bestaat uit opeenvolgende
prestaties van eenzelfde aard die tegen bepaalde op voorhand bekende termijnen moet worden
uitgevoerd.
1.5. Niet-recurrente opdrachten
Onder niet-recurrente opdrachten wordt verstaan: een niet repetitief eenmalige opdracht die na
uitvoering ervan afgelopen is. Opdrachten die niet vallen onder de definitie voorzien in punt 1.4., worden als niet-recurrente opdrachten beschouwd.
2 Totstandkoming van de overeenkomst
2.1 Behoudens andersluidend beding in de opdrachtbrief komt de overeenkomst tot stand en vangt ze aan:
– hetzij op het moment dat de door de opdrachtgever ondertekende opdrachtbrief door de beroepsbeoefenaar in ontvangst wordt genomen en door haar mede wordt ondertekend;
– hetzij op het moment dat de beroepsbeoefenaar aanvangt met de uitvoering van de opdracht op verzoek van de opdrachtgever, indien deze aanvang op een vroeger tijdstip zou plaatsvinden.
De beroepsbeoefenaar kan de opdracht pas aanvatten nadat alle documenten en informatie die vereist zijn in het kader van de anti-witwaswet werden overgemaakt. (identiteitskaarten, identificatie, UBO, …)
2.2 Indien de beroepsbeoefenaar de door de opdrachtgever ondertekende opdrachtbrief nog niet heeft ontvangen, worden alle rechtshandelingen, rechtsverhoudingen en professionele relaties tussen partijen in elk geval beheerst door onderhavige algemene voorwaarden en de opdrachtbrief, vanaf het ogenblik en voor zover deze documenten hetzij per brief, hetzij per elektronische post, hetzij persoonlijk door overhandiging aan de opdrachtgever werden overgemaakt.
2.3 De diensten die door beroepsbeoefenaar aan de opdrachtgever moeten geleverd worden zullen beschreven worden in aparte Opdrachtbrieven die onderworpen zijn aan de algemene voorwaarden. In de opdrachtbrieven zullen minimaal de beschrijving van de uit te voeren activiteiten en de daarbij horende prijsafspraken opgenomen worden. Afwijkingen op deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk zijn overeengekomen in de Opdrachtbrieven.
2.4 De Opdrachtbrieven kunnen aangepast, uitgebreid of vernieuwd worden wanneer nieuwe elementen aan het licht komen, of ingevolge de ontwikkeling van de business of van de ontwikkeling van de opdrachtgever. De beide partijen kunnen om die aanpassing verzoeken, maar deze laatste zal pas ingaan wanneer de partijen het daarover eens zijn en na de ondertekening van een nieuwe opdrachtbrief die de oorspronkelijke opdrachtbrief aanpast of vervangt.
3 Duur en opzegging van de overeenkomst
3.1 Recurrente opdrachten
3.1.1. Duur en einde van de overeenkomst
Tenzij de opdrachtbrief hiervan afwijkt, wordt de overeenkomst voor recurrente opdracht geacht voor onbepaalde duur te zijn aangegaan.
Partijen kunnen op elk ogenblik de overeenkomst beëindigen, middels een opzegging per aangetekende brief.
Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.1 en 4.2) moet de beroepsbeoefenaar die een einde stelt aan de overeenkomst een opzeggingstermijn van drie maanden naleven. Deze opzeggingstermijn kan, in onderlinge overeenstemming tussen de partijen worden vervangen door een forfaitaire verbrekingsvergoeding van 25 % van de erelonen die overeenstemmen met de prestaties die gewoonlijk door de beroepsbeoefenaar werden geleverd met betrekking tot een volledig boekjaar of desgevallend kalenderjaar.
Behalve bij onmiddellijke beëindiging om bepaalde redenen (zie 4.3) moet de
opdrachtgever die een einde stelt aan de overeenkomst een forfaitaire
verbrekingsvergoeding betalen van 25 % van de erelonen die overeenstemmen met de
prestaties die gewoonlijk door de beroepsbeoefenaar werden geleverd met betrekking
tot een volledig boekjaar of desgevallend kalenderjaar. Deze verbrekingsvergoeding kan
in onderlinge overeenstemming tussen de partijen worden vervangen door een
opzeggingstermijn van drie maanden.
3.1.1 Tijdens de opzeggingstermijn blijven de voorschriften van de opdrachtbrief en
onderhavige algemene voorwaarden onverkort van kracht.
3.1.2 Tijdens de duur van die opzeggingstermijn moet de beroepsbeoefenaar echter alle
bewarende maatregelen nemen met het oog op de vrijwaring van de rechten van de
opdrachtgever, maar dan alleen voor zover die maatregelen noodzakelijk zijn vanwege
feiten waarvan beroepsbeoefenaar, op de dag waarop de opzeggingsbrief werd
verstuurd, reeds kennis had.
3.1.3 De beroepsbeoefenaar zal, als bewijs van zijn optreden en teneinde de doeltreffende
afhandeling van zijn zaken mogelijk te maken, een afschrift bewaren van alle
bescheiden die hij heeft opgesteld of vervolledigd en die betrekking hebben op zijn
opdracht.
3.2 Niet-recurrente opdrachten
3.2.1 Duur en einde van de overeenkomst
Behoudens andersluidende bepaling wordt de overeenkomst voor een niet-recurrente
opdracht geacht te zijn gesloten voor bepaalde en eindigt zij van rechtswege bij de
uitvoering van de overeengekomen prestaties.
3.2.2 De opdrachtgever heeft evenwel het recht de overeenkomst vroegtijdig te beëindigen,
mits schriftelijke kennisgeving aan de beroepsbeoefenaar. In dat geval is de
opdrachtgever gehouden tot vergoeding van:
• De reeds uitgevoerde prestaties en gemaakte kosten, op basis van het
afgesproken ereloon of het gebruikelijke tarief van de beroepsbeoefenaar;
• Een aanvullende schadevergoeding voor het gederfde voordeel bij niet-volledige
uitvoering van de opdracht. Deze schadevergoeding wordt forfaitair vastgesteld
op 25% van het ereloon dat verschuldigd zou zijn geweest bij volledige uitvoering
van de opdracht, tenzij de beroepsbeoefenaar een hoger werkelijk verlies
aantoont.
3.2.3 De beroepsbeoefenaar kan de overeenkomst eveneens vroegtijdig beëindigen, mits
schriftelijke motivering, op basis van zwaarwegende redenen zoals het verlies van
vertrouwen, niet-naleving door de opdrachtgever, of omstandigheden die de uitvoering
van de opdracht onmogelijk maken. In dat geval heeft de opdrachtgever enkel recht op
de resultaten van de reeds geleverde prestaties.
3.3 Eind-Afhandeling van een opdracht
Na de beëindiging van de overeenkomst worden alle boeken en bescheiden die toebehoren aan
de opdrachtgever verzameld en ter beschikking gesteld van de opdrachtgever of zijn
gevolmachtigde. De beroepsbeoefenaar mag de benodigde tijd factureren tegen het gangbaar
tarief met een minimum van 400 Euro.
4 Onmiddellijke beëindiging om bepaalde reden(en)
4.1 De beroepsbeoefenaar kan de overeenkomst op elk ogenblik, zonder opzeggingstermijn
en zonder vergoeding beëindigen, indien er redenen zijn die de voortzetting van de
professionele samenwerking onmogelijk maken, zoals onder andere:
• Omstandigheden die de onafhankelijkheid van de beroepsbeoefenaar in het gedrang brengen; • Omstandigheden die de uitvoering van de opdracht conform de beroepsnormen en deontologische normen onmogelijk maken; • De kennelijke tekortkoming(en) van de opdrachtgever ten aanzien van zijn eigen verbintenissen zoals omschreven in de onderhavige algemene voorwaarden en in de opdrachtbrieven; • In geval van een insolventieprocedure, ontbinding, collectieve schuldenregeling of kennelijk onvermogen van de opdrachtgever. • De Beroepsbeoefenaar zal de redenen die de onmiddellijke stopzetting van de overeenkomst verantwoorden aan de opdrachtgever. Naargelang de omstandigheden kan de beroepsbeoefenaar zijn beslissing laten voorafgaan door een waarschuwing of een aanmaning aan de opdrachtgever. Wanneer de beroepsbeoefenaar de overeenkomst stopzet, wijst hij, de opdrachtgever op de rechtshandelingen die dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van zijn rechten, en waarvoor hij opdracht had gekregen.
4.2 In geval van faillissement van de opdrachtgever is de overeenkomst van rechtswege ontbonden.
4.3 De opdrachtgever kan te allen tijde, zonder naleving van een opzeggingstermijn en zonder betaling van een schadevergoeding, de overeenkomst stopzetten, indien de beroepsbeoefenaar kennelijk in gebreke blijft zijn eigen verbintenissen, zoals omschreven in onderhavige algemene voorwaarden en in voorkomend geval in de opdrachtbrief, uit te voeren. De opdrachtgever zal in elk geval zijn beslissing laten voorafgaan door een geschreven ingebrekestelling aan de beroepsbeoefenaar.
5 Opschorting van de uitvoering van verbintenissen
5.1 In geval van niet-nakoming, van niet-correcte of niet-tijdige, geheel of gedeeltelijke uitvoering door de Opdrachtgever van zijn of haar verbintenis(sen), bijvoorbeeld in geval van niet-betaling van erelonen of voorschot(ten), is de beroepsbeoefenaar gerechtigd de uitvoering van haar verbintenis(sen) op te schorten of uit te stellen totdat de opdrachtgever aan zijn verplichtingen heeft voldaan. Dit alles onverminderd het betalen van een schadevergoeding door de in gebreke gebleven opdrachtgever.
5.2 De beroepsbeoefenaar brengt de cliënt hiervan schriftelijk of via email op de hoogte van haar voornemen haar verbintenis(sen) op te schorten of uit te stellen. Indien er na de aanvang van de schorsing of het uitstel van uitvoering, werken dringend en noodzakelijk moeten worden gesteld ter vrijwaring van de rechten van de cliënt binnen de drie maanden, en waarvoor de beroepsbeoefenaar opdracht had gekregen, wijst zij de opdrachtgever hierop.
5.3 Alle kosten en lasten (inclusief boetes en schadevergoedingen) voortvloeiend uit de opschorting of het uitstel zijn ten laste van de opdrachtgever.
5.4 De beroepsbeoefenaar is in alle omstandigheden gerechtigd op betaling van de erelonen en kosten m.b.t. de reeds verrichte prestaties.
6 Rechten en plichten van de partijen
6.1 Rechten en plichten van de beroepsbeoefenaar
6.1.1 De beroepsbeoefenaar voert de haar toevertrouwde opdracht uit in volledige onafhankelijkheid, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving en in overeenstemming de deontologische normen en andere beroepsnormen van het Instituut, krachtens een middelenverbintenis.
6.1.2 De beroepsbeoefenaar kan zich, naar haar vrije keuze, laten bijstaan door medewerkers of deskundigen, en de uit de overeenkomst voortvloeiende opdracht(en) geheel of gedeeltelijk laten uitvoeren door (een) aangestelde(n) of deskundige(n).
6.1.3 Behoudens afwijking in de opdracht is de opdracht niet specifiek gericht op het ontdekken van eventuele fraude.
6.1.4 Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen valt het nazien en/of verbeteren van de (jaar-)rekeningen, fiscale aangiften, boekhouding, stukken en/of andere bescheiden op fouten of tekortkomingen begaan in de boekjaren die de aanvang van de opdracht voorafgaan, geheel buiten de verantwoordelijkheid van de beroepsbeoefenaar en maakt dit geen deel uit van haar opdracht.
6.1.5 Behoudens afwijking in de opdracht is @TheOffice niet verplicht de juistheid en volledigheid na te gaan van de informatie die de cliënt of diens aangestelde(n) haar overmaken, noch de betrouwbaarheid van de akten, contracten, inventarissen, facturen en bewijsstukken van alle aard, die haar door de cliënt worden toevertrouwd of voorgelegd als zijnde bewijskrachtige stukken of als stukken die als dusdanig moeten dienen.
6.1.6 Alle stukken, boeken, en bescheiden mogen verplaatst worden. @TheOffice mag ze bij zich houden gedurende de tijd die zij nodig heeft om zijn opdrachten uit te voeren. Voor zover ze de eigendom zijn van de cliënt heeft de cliënt steeds het recht ze in te zien. De cliënt kan dat zelf doen of laten doen door zijn aangestelde of gevolmachtigden die over een geschreven volmacht beschikken.
6.1.7 De beroepsbeoefenaar, evenals haar gevolmachtigde(n) of aangestelde(n), zijn tot het beroepsgeheim gehouden, overeenkomstig de Wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur en de toepasselijke plichtenleer, onder voorbehoud van toepassing van de bepalingen van de wetgeving en reglementering tot voorkoming van het gebruik van het financiële stelsel voor het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
6.2 Rechten van en verplichtingen van de opdrachtgever
6.2.1 Wat de opdracht die werd toevertrouwd aan de beroepsbeoefenaar betreft, verbindt de opdrachtgever zich strikt tot samenwerking en tot het nauwkeurig en tijdig bezorgen van alle noodzakelijke documenten, gegevens en informatie voor de uitvoering van de opdracht of in het kader van de Antiwitwaswet.
6.2.2 De opdrachtgever verbindt zich er bovendien toe om: a) De werkzaamheden die tot zijn verantwoordelijkheid behoren, in voorkomend geval, uit te voeren in overeenstemming met de opdracht; b) Tijdig de beroepsbeoefenaar op de hoogte te brengen van elk gegeven, elke gebeurtenis of ontwikkeling die een invloed zou kunnen hebben op de uitvoering van de opdracht; c) De beroepsbeoefenaar correcte, nauwkeurige en bijgewerkte informatie te bezorgen, evenals elke latere wijziging hiervan die gepaard gaat met een eventuele aanpassing van de opdracht van de beroepsbeoefenaar en in het bijzonder, en zonder uitputtend te zijn, wat betreft de aanzienlijke wijziging van zijn financiële situatie, zijn geldmiddelen, zijn uiteindelijke begunstigden, en dit ten laatste binnen een termijn van 2 weken na kennisneming van deze informatie of wijziging ervan door de opdrachtgever;
d) Indien de beroepsbeoefenaar hierom verzoekt, schriftelijk te bevestigen dat de verschafte documenten, inlichtingen en uitleg juist en volledig zijn; e) Na te gaan of de documenten en staten opgesteld door de beroepsbeoefenaar overeenstemmen met zijn of haar verwachtingen en met de door hem of haar bezorgde informatie en, indien dit niet het geval is, om de beroepsbeoefenaar hier zo snel mogelijk van op de hoogte te brengen. f) De erelonen te betalen zoals afgesproken in de opdrachtbrieven.
6.2.3 De opdrachtgever is altijd verplicht over alle documenten, beslissingen of punten die hem twijfelachtig voorkomen de beroepsbeoefenaar te raadplegen.
6.2.4 Bovendien moet de opdrachtgever uiteraard zo snel mogelijk elke wijziging van zijn coördinaten melden aan de beroepsbeoefenaar, alsook alle wijzigingen met betrekking tot de uiteindelijke begunstigden.
6.2.5 Tot slot verbindt de opdrachtgever zich ertoe om de beroepsbeoefenaar op de hoogte te brengen van elke wanbetaling, vanaf de eerste achterstallige betaling, ten aanzien van elke fiscale of sociale administratie of om het even welke andere schuldeiser.
6.2.6 Indien de opdrachtgever dit niet doet, wordt de beroepsbeoefenaar vrijgesteld van elke verantwoordelijkheid voor het niet-naleven van de wettelijk opgelegde termijnen, regelgeving en akkoorden voor de uitvoering van de fiscale, sociale of andere formaliteiten die onder zijn opdracht vallen.
6.3 Herroepingsrecht van de opdrachtgever (indien van toepassing) De opdrachtgever, die beschouwd moet worden als een consument in de zin van de wet ter bescherming van de consument, beschikt over een bedenktijd van 2 weken te rekenen vanaf de ondertekening van de opdrachtbrief waarin hij op elk moment een einde kan maken aan de contractuele relatie zonder enige kennisgeving of schadevergoeding.
6.4 Verbod op afwerving
6.4.1 De opdrachtgever en de beroepsbeoefenaar verbinden zich er uitdrukkelijk toe om, behoudens voorafgaandelijk schriftelijk akkoord van de andere partij, tijdens de hele duur van de overeenkomst en tijdens een periode van twaalf (12) maanden na de beëindiging ervan, ongeacht de reden van beëindiging, geen personeelslid of zelfstandig medewerker, in het bijzonder deze(n) betrokken bij de uitvoering van de overeenkomst, rechtstreeks of onrechtstreeks in dienst te nemen of hem/haar rechtstreeks of onrechtstreeks prestaties te laten uitvoeren buiten het kader van een overeenkomst tussen de opdrachtgever en de beroepsbeoefenaar.
6.4.2 Elke overtreding van dit verbod zal aanleiding geven tot een eenmalige forfaitaire schadevergoeding ten bedrage van 25.000,00 EUR.
7 Erelonen en betaalafspraken
7.1 De kosten en erelonen worden vastgesteld overeenkomstig de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen, van toepassing op de beroepsbeoefenaar en voorzien in de opdrachtbrief. De kosten en erelonen zijn verschuldigd naarmate de prestaties ten behoeve van de opdrachtgever worden verricht, ook al is de opdracht niet noodzakelijk beëindigd.
7.2 Wanneer op vraag van de opdrachtgever een opdracht dient uitgesteld te worden ten overstaan van de overeengekomen termijn, heeft de beroepsbeoefenaar het recht haar prestaties reeds aan te rekenen.
7.3 Alle door de beroepsbeoefenaar opgegeven prijzen, erelonen en tarieven zijn exclusief BTW en eventuele andere heffingen welke door de overheid kunnen worden opgelegd. De belastingen en eventuele heffingen zijn steeds ten laste van de opdrachtgever.
7.4 De erelonen van de beroepsbeoefenaar kunnen jaarlijks, van rechtswege en zonder enige aanmaning of waarschuwing daartoe, worden aangepast aan indexaties, wijzigingen van lonen, lasten, taksen, heffingen, kosten, marktevoluties of een andere prijsbepalende factor.
7.5 Het ereloon en/of tarief dekt niet de voor rekening van de opdrachtgever gemaakte kosten (onder andere, kosten in verband met publicaties, registratiekosten, reis- en verblijfskosten, gebruik van specifieke software, leveren van drukwerk, registers, … enzovoort.) Voor deze kosten zal een factuur opgemaakt worden, waarin het bedrag en de omschrijving van de kosten voor rekening van de opdrachtgever vermeld zijn. Deze kosten zullen het voorwerp uitmaken van een verantwoorde afrekening die de opdrachtgever zal terugbetalen op eenvoudig schriftelijk verzoek van de beroepsbeoefenaar.
7.6 Supplementaire uren zullen enkel kunnen gepresteerd worden mits uitdrukkelijk akkoord van beide partijen. Supplementaire uren op verzoek van de opdrachtgever gepresteerd buiten de kantooruren zullen door de beroepsbeoefenaar aangerekend worden aan 150%. Supplementaire uren op verzoek van de opdrachtgever gepresteerd tijdens het weekeinde zullen door de beroepsbeoefenaar aangerekend worden aan 200%.
8 Forfaitaire erelonen en budgetten
8.1 Indien op verzoek van één der partijen bij ondertekening van de opdrachtbrief of op enig ander tijdstip een forfaitair ereloon en/of budget werd vooropgesteld, geldt dit steeds voor de limitatief omschreven opdracht.
8.2 Elk forfaitair ereloon en/of budget is steeds gebaseerd op:
a) Op dat ogenblik geldende erelonen en tarieven
b) Het geschatte werkvolume en vermoedelijke tijdsbesteding door de beroepsbeoefenaar,
c) De door de opdrachtgever verstrekte gegevens o.a. m.b.t. zijn of haar interne organisatie,
d) De moeilijkheidsgraad van het dossier,
e) De aard van de activiteit van de opdrachtgever,
f) Het aantal boekingslijnen in de boekhoudsoftware, en alle andere aspecten die een invloed kunnen hebben op de omvang van de werklast.
Indien één van deze factoren in de toekomst zou wijzigen of indien bijzondere omstandigheden dit rechtvaardigen, zullen de forfaitaire erelonen en/of budgetten overeenkomstig worden aangepast.
8.3 Bij het vooropstellen van een forfaitair ereloon en/of budget, wordt er steeds van uitgegaan dat alle informatie, die noodzakelijk is om de prestaties uit te voeren, door de opdrachtgever tijdig ter beschikking wordt gesteld, en dat deze informatie volledig, accuraat en gestructureerd is, dit onder meer in uitvoering van de eigen wettelijke verplichtingen van de opdrachtgever.
8.4 Tenzij uitdrukkelijk andersluidend beding zijn de hiernavolgende prestaties in geen geval inbegrepen in het vooropgestelde budget:
a) Het nazien en/of rechtzetten van fouten of tekortkomingen vastgesteld in de boekhouding, jaarrekeningen en/of aangiften voor de boekjaren, alsmede voor de periode van het lopende boekjaar, die de aanvang van de prestaties van de beroepsbeoefenaar voorafgaan
b) De specifieke bijstand die zou kunnen worden gevraagd buiten het strikt financiële, zoals juridisch advies, advies inzake bijzondere wetgevingen, gespecialiseerd advies inzake bezoldigingen en subsidiedossiers, of andere aangelegenheden.
8.5 Deze lijst is niet limitatief en/of exhaustief en treft alle prestaties die niet uitdrukkelijk vermeld worden in de opdracht of de prestaties die in de opdracht als “ad hoc” worden aangeduid.
9 Betwisting van facturen
9.1 Alle betwistingen van kosten en erelonen moeten door de opdrachtgever via aangetekend schrijven binnen de 8 dagen na factuurdatum gemotiveerd geformuleerd te worden aan de beroepsbeoefenaar.
9.2 Indien geen (tijdige) betwisting de beroepsbeoefenaar bereikt, wordt verondersteld dat de opdrachtgever akkoord gaat met de gefactureerde kosten en diensten.
9.3 Betwistingen met betrekking tot kosten en erelonen mogen worden voorgelegd aan de Arbitragecommissie bij het Instituut, die zich bij wijze van definitieve beslissing uitspreekt, in eerste en laatste aanleg gewezen en zonder procedurekosten.
10 Betaalafspraken
10.1 De ereloonstaat, facturen en kostennota’s zijn contant betaalbaar op de maatschappelijke of de administratieve zetel van de beroepsbeoefenaar. Alle facturen worden in geval van wanbetaling automatisch en zonder enige ingebrekestelling verhoogd met een conventionele schadevergoeding van 15% met een minimum van 250 EUR en een verwijlintrest van 10% per jaar te rekenen vanaf de datum van het document.
10.2 De beroepsbeoefenaar kan een of meerdere voorschotten vragen. Deze voorschotten worden dan verrekend in de eindstaat van kosten en erelonen.
10.3 De niet-betaling op de vervaldag van één enkele factuur maakt het verschuldigd saldo van al de andere, zelfs niet-vervallen facturen van rechtswege onmiddellijk opeisbaar. Hetzelfde geldt bij gehele of gedeeltelijke niet-tijdige betaling van hogervermelde nalatigheidsinteresten en schadebeding.
11 Aansprakelijkheid van beroepsbeoefenaar
11.1 Beperking van de aansprakelijkheid
11.1.1 De beroepsbeoefenaar ziet ertoe dat de diensten worden geleverd in overeenstemming met de deontologische normen en andere beroepsnormen van het Instituut en rekening houdend met de geldende wet- en regelgeving bij de uitvoering van de opdrachten.
11.1.2 De beroepsbeoefenaar kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor de gevolgen van eventuele latere wijzigingen – eventueel met terugwerkende kracht – van deze wettelijke en regelgevende bepalingen.
11.1.3 Bovendien kan de beroepsbeoefenaar niet aansprakelijk worden gesteld voor de vergissingen en beroepsfouten die door om het even wie zouden zijn begaan voordat de opdracht van kracht werd.
11.1.4 Tot slot kan, in overeenstemming met het gewoonterecht, de aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar enkel worden ingeroepen voor opdrachten waarvan werd aangetoond dat deze door hem werden aanvaard.
11.1.5 Er wordt van de beroepsbeoefenaar en van de opdrachtgever ook gevraagd om wederzijds, en zo veel mogelijk schriftelijk, hun bezwaren, opmerkingen, aanbevelingen en adviezen aan elkaar kenbaar te maken.
11.2 Verzekering van @TheOffice
11.2.1 Overeenkomstig de Wet van 17 maart 2019 betreffende de beroepen van accountant en belastingadviseur en de toepasselijke plichtenleer, heeft de beroepsbeoefenaar haar burgerlijke beroepsaansprakelijkheid laten verzekeren met een collectieve polis die is goedgekeurd door het ITAA. https://www.itaa.be/nl/verzekering-collectieve-polis-burgerlijke-beroepsaansprakelijkheid-externe-itaa-leden-en-stagiairs/
11.2.2 De beroepsbeoefenaar is niet aansprakelijk voor prestaties geleverd door derden waarop zij een beroep heeft gedaan.
11.2.3 De (contractuele, extracontractuele of andere) aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar voor de uitvoering van de opdracht is in elk geval beperkt tot (i) de verzekerde activiteiten, en (ii) het bedrag of de bedragen waarop de door de beroepsbeoefenaar afgesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering betrekking heeft en binnen de grenzen van de dekking.
11.2.4 Indien, om welke reden dan ook, de aansprakelijkheidsverzekeraar niet tot uitkering overgaat, is alle aansprakelijkheid van de beroepsbeoefenaar beperkt tot het bedrag van het voor de uitvoering van de opdracht betaalde ereloon, met een absoluut maximum gelijk aan het ereloon dat aan de opdrachtgever werd gefactureerd in de 12 maanden voorafgaand aan het schade verwekkend feit.
Deze beperkingen zijn eveneens van toepassing op alle aanspraken uit hoofde van de uitvoering van de opdracht, die gericht zouden worden tegen alle personen, werknemers, vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers, die de hoedanigheid van verzekerde hebben in de zin van desbetreffende verzekeringscontract van de beroepsbeoefenaar.
Ze zijn niet van toepassing wanneer de aansprakelijkheid het gevolg is van een fout gepleegd met bedrieglijk opzet of met het oogmerk om te schaden. Bijgevolg is deze beperking uitdrukkelijk van toepassing op elke aansprakelijkheid voortvloeiend uit alle andere fouten waarvoor de beroepsbeoefenaar, zijn vennoten, bestuurders en/of zelfstandige medewerkers aansprakelijk zouden zijn.
Indien zou blijken dat twee of meer schadegevallen voortvloeien uit één en dezelfde fout, worden zij beschouwd als één enkel aansprakelijkheidsgeval en wordt de aansprakelijkheid derhalve beperkt tot het hoogste bedrag van de bedragen die van toepassing zijn op de betrokken opdrachten of overeenkomsten.
11.2.5 Behoudens uitdrukkelijk andersluidende dwingende wetsbepaling, geeft de schade voortvloeiend uit (a) een verlies van baten, goodwill, handelsopportuniteiten of verwachte besparingen of voordelen, (b) het verlies of de beschadiging van gegevens, of uit (c) onrechtstreeks verlies of schade, in geen geval recht op schadeloosstelling.
12 Persoonsgegevens
12.1 Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de opdracht zal plaatsvinden in overeenstemming met de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetgeving (‘Global Data Protection Regulation’). Door middel van huidige overeenkomst draagt de opdrachtgever zijn of haar persoonsgegevens, alsmede de persoonsgegevens waarover zij beschikt (waaronder deze van zijn of haar bestuurders, afgevaardigd bestuurders, werknemers, klanten en leveranciers) over aan de beroepsbeoefenaar en wordt toestemming gegeven aan deze laatste om deze te verwerken.
12.2 De opdrachtgever erkent en stemt er expliciet mee in dat de beroepsbeoefenaar de verstrekte persoonsgegevens mag doorgeven aan verbonden ondernemingen en subverwerkers (waaronder externe medewerkers en softwareproviders) voor de uitvoering van de opdracht. De beroepsbeoefenaar maakt gebruik van passende beveiligingstechnologieën en -maatregelen en bewaart de toevertrouwde persoonsgegevens gedurende een periode van tien jaar na het einde van de opdracht, tenzij bepaalde wettelijke verjarings- of bewaartermijnen een langere termijn zouden vereisen.
12.3 De volledige privacyverklaring van de beroepsbeoefenaar is raadpleegbaar op volgende website: https://atheoffice.be/nl/privacy-policy/ . Voor alle vragen en opmerkingen in verband met gegevensverwerking door de beroepsbeoefenaar, haar privacy beleid en de uitoefening van het recht op inzage/op rechtzetting of verbetering e.d. meer kan de opdrachtgever steeds terecht op het volgende e-mailadres: info@aTheOffice.be
12.4 De opdrachtgever is op de hoogte van het feit dat de beroepsbeoefenaar onderworpen is aan de wet tot voorkoming van het gebruik van het financiële systeem voor het witwassen van geld en voor de financiering van terrorisme. In dat kader is de beroepsbeoefenaar van zijn beroepsgeheim ontheft.
13 Diverse bepalingen
13.1 Deze overeenkomst tussen de beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever wordt aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat de opdracht wordt goedgekeurd door het intern risk management proces van de beroepsbeoefenaar dat o.a. zal nagaan of de opdracht conform de geldende wetten, regels en reglementen kan uitgevoerd worden.
13.2 Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden en/of de opdrachtbrief (geheel of gedeeltelijk) nietig, ongeldig of niet afdwingbaar zou blijken, zal deze nietigheid, ongeldigheid of niet-afdwingbaarheid beperkt blijven tot de betrokken bepaling en zonder invloed zijn op de nietigheid, de geldigheid of de afdwingbaarheid van de andere bepalingen van deze algemene voorwaarden en/of de opdrachtbrief behoudens indien de nietige, ongeldige of niet-afdwingbare bepaling de essentie van de overeenkomst zou raken en niet kan omgezet worden in een geldige en afdwingbare bepaling. Partijen verbinden zich er in dat geval toe om alle redelijke inspanningen te verrichten om een nietige, ongeldige of niet-afdwingbare bepaling van deze overeenkomst om te zetten in een geldige en afdwingbare bepaling die economisch gezien het door de partijen nagestreefde doel zoveel als mogelijk verwezenlijkt.
13.3 Een partij zal slechts geacht worden afstand te hebben gedaan van, of te hebben verzaakt aan, enig recht of enige rechtsvordering in verband met deze overeenkomst indien genoemde partij dergelijke afstand of verzaking uitdrukkelijk en schriftelijk heeft bevestigd. Indien een partij afstand doet van of verzaakt aan een recht of een rechtsvordering in verband met deze overeenkomst, blijft deze afstand of verzaking zonder gevolg met betrekking tot de andere rechten of rechtsvorderingen waarover deze partij beschikt.
13.4 De beroepsbeoefenaar behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen. Alle wijzigingen worden van kracht na het verstrijken van een termijn van twee (2) weken te rekenen vanaf datum van kennisgeving ervan door de beroepsbeoefenaar aan de opdrachtgever.
De opdrachtgever wordt geacht deze wijzigingen te aanvaarden bij gebreke aan reactie binnen voornoemde termijn. Indien de opdrachtgever de wijzigingen niet aanvaardt kan hij of zij de overeenkomst beëindigen binnen dezelfde termijn, zonder inachtneming van enige opzegtermijn en zonder recht op schadevergoeding.
14 Bevoegdheid en toepasselijk recht
14.1 De overeenkomst tussen de beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever is uitsluitend onderworpen aan, wordt uitsluitend beheerst door en geïnterpreteerd overeenkomstig het Belgisch recht.
Elk geschil betreffende de geldigheid, de interpretatie of de uitvoering van de overeenkomst tussen de beroepsbeoefenaar en de opdrachtgever welke niet door partijen onderling kan worden bijgelegd, zal worden beslecht door de rechtbanken te Antwerpen afdeling Antwerpen.
Borsbeek, augustus 2025
STANDARD TERMS AND CONDITIONS
1. Definitions
1. Practitioner @TheOffice BV, with registered office at De Robianostraat 118 postbox 4, 2150 Borsbeek, entered in the register of legal persons in Antwerp under the number 1013.353.654, Certified (tax) accountant and member of the Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) and under the number 53.397.890. The practitioner is subject to the legislation on the accounting and tax professions as well as the rules of conduct, standards and code of ethics issued by the ITAA, which can be consulted on the following website https://www.itaa.be.
2. Client The natural or legal person engaging the services of the practitioner. The practitioner may regard as its client – held in its own name – anyone that has entrusted it with an engagement, unless they have expressly indicated that they are acting as a representative, body, agent, in the name and on behalf of a third party and provided that the name, address and other relevant details of that third party, principal, legal entity or representative, are provided to the practitioner at the same time as the engagement is entrusted.
3. Scope of application These standard terms and conditions apply as a matter of priority and to the exclusion of any standard terms and conditions of the client to all legal acts, legal relationships and professional relationships between the practitioner and the client. Exceptions must be expressly agreed to in writing by both parties. No exception can be relied upon as a general rule. If there is a discrepancy between the provisions of these standard terms and conditions and the engagement letter, the engagement letter prevails. In accordance with the ordinary law, the liability of a practitioner can only be sued upon for engagements that are shown to have been accepted by the practitioner.
4. Recurrent engagement “Recurrent engagement” is understood to mean: an engagement that consists of performance on a number of successive occasions that is of the same nature that must be carried out by certain previously known deadlines.
5. Non-recurrent engagements
Non-recurrent engagements are understood to mean: a non-repetitive, one-off engagement that ends after being carried out. Engagements that do not fall under the definition provided in clause 1.4 are deemed to be non-recurrent engagements.
2. Formation of the agreement
2.1. Subject to a proviso to the contrary in the engagement letter, the agreement is established and commences:
– either at the time when the engagement letter signed by the client is received by the practitioner and counter-signed by it;
– or at the moment that the practitioner commences performance of the engagement at the client’s explicit request, if such commencement should occur at an earlier point in time.
The practitioner can only start the engagement after all documents and information required under the Anti-Money Laundering Act have been submitted. (identity cards, identification, UBO, … etc.
2.2. If the practitioner has not yet received the engagement letter signed by the client, all legal acts, legal relationships and professional relationships between the parties shall in any case be governed by these standard terms and conditions and the engagement letter, from the moment and insofar as these documents have been submitted to the client either by letter, by electronic mail or personally.
2.3. The services that must be provided by the practitioner to the client will be described in separate Engagement Letters that are subject to the standard terms and conditions. The engagement letters will include at least the description of the activities to be carried out and the attendant price agreements. Any exceptions to the present terms and conditions will only be valid provided they have been expressly agreed in writing in the Engagement.
2.4. The Engagement Letters may be amended, expanded upon or renewed when new factors come to light, or as a result of the development of the business or the development of the client. Both parties may request such adjustment, but it will only take effect when the parties agree and after signature of a new engagement letter that adapts or replaces the original engagement letter.
3. Term and termination of the agreement
3.1. Recurrent engagements
1. Term and end of the agreement
Unless the engagement letter provides for an exception herefrom, the agreement for a recurrent engagement is deemed entered into on an open-ended basis.
The parties may terminate the agreement at any time, by means of a notice sent by registered letter.
Except in the case of immediate termination for certain reasons (see 4.1 and
4.2), where the practitioner terminates the agreement, it must comply with a notice period of three months. This notice period may, by mutual agreement between the parties, be replaced by a flat-rate severance payment of 25% of the fees corresponding to the services usually provided by the practitioner with regard to a full accounting year or, if applicable, calendar year.
Except in the case of immediate termination for certain reasons (see 4.3), where the client terminates the agreement, they must pay a flat-rate termination fee of 25% of the fees corresponding to the services usually provided by the practitioner with regard to a full accounting year or, if applicable, calendar year. This severance payment may be replaced by a notice period of three months by mutual agreement between the parties.
3.1.1. During the notice period, the provisions of the engagement letter and these standard terms and conditions will remain in full force and effect.
3.1.2. During that notice period, however, the practitioner must take all precautionary measures with a view to safeguarding the rights of the client, but only insofar as these measures are necessary due to facts of which the practitioner was already aware on the day on which notice was sent.
3.1.3. The practitioner will, as proof of its actions and in order to enable the effective handling of its affairs, keep a copy of all documents that it has drawn up or completed and that relate to its engagement.
3.2. Non-recurrent engagements
3.2.1. Term and end of the agreement
Unless otherwise stipulated, the agreement for a non-recurring engagement is deemed contracted for certain time and ends by operation of law upon performance of the agreed services.
3.2.2. However, the client has the right to terminate the agreement early, subject to written notification to the practitioner. In that case, the client is obliged to reimburse:
• The services already performed and costs incurred, based on the agreed fee or the usual rate of the practitioner;
• Additional compensation for the forfeited benefit in the event of incomplete performance of the engagement. This compensation is fixed at a flat rate of 25% of the fee that would be owed if the engagement had been performed in full, unless the practitioner proves a higher actual loss.
3.2.3. The practitioner may also terminate the agreement early, subject to written justification, on the basis of compelling reasons such as loss of confidence, non-compliance by the client, or circumstances that render performance of the engagement impossible. In that case, the client is only entitled to the results of such services as have already been provided.
3.3. Final disposal of an engagement
After the termination of the agreement, all books and documents belonging to the client will be collated and made available to the client or their representative. The practitioner may invoice the time required for that at the usual rate, subject to a minimum of 400 euros.
4. Immediate termination for (a) specific reason(s)
4.1. The practitioner may terminate the agreement at any time, without notice and without compensation, if there are reasons that render continuation of the professional cooperation impossible, such as: • circumstances that jeopardise the independence of the practitioner; • circumstances that make it impossible to carry out the contract in accordance with professional and ethical standards; • the apparent shortcoming(s) of the client with regard to their own obligations as described in these standard terms and conditions and in the engagement letters; • in the event of insolvency proceedings, winding-up, collective debt settlement or apparent insolvency of the client. • The Practitioner will provide the client with justification of the reasons for immediate termination of the agreement. Depending on the circumstances, the practitioner’s decision may be preceded by a warning or a reminder to the client.
When the practitioner terminates the agreement, it, points out to the client the legal acts that must be urgently and necessarily taken to safeguard their rights, and for which it had been instructed.
4.2. In the event of the client’s bankruptcy, the agreement is dissolved automatically.
4.3. The client may at any time terminate the agreement without observing a notice period and without payment of compensation if the practitioner manifestly fails to perform its own obligations, as described in these standard terms and conditions and, if applicable, in the engagement letter. In any case, the client’s decision must be preceded by their sending a written notice of default to the practitioner.
5. Suspension of performance of commitments
5.1. In the event of non-compliance or of wholly or partly incorrect or untimely performance by the Client of his or her obligation(s), for example in the event of non-payment of fees or advance(s), the practitioner is entitled to suspend or postpone performance of its obligation(s) until the client has fulfilled their obligations. All this without prejudice to the payment of compensation by the defaulting client.
5.2. The practitioner informs the client in writing or by email of its intention to suspend or postpone its commitment(s). If, after the start of the suspension or postponement of performance, work needs doing urgently and necessarily to safeguard the rights of the client within three months, and for which the practitioner had been instructed, it shall inform the client accordingly.
5.3. All costs and charges (including penalties and damages) arising from the suspension or postponement are borne by the client.
5.4. The practitioner is entitled under all circumstances to be paid the fees and costs for work already done.
6. Rights and obligations of the parties
6.1. Rights and obligations of the practitioner
6.1.1. The practitioner carries out the engagement entrusted to it in complete independence, in compliance with the applicable legislation and in accordance with the ethical standards and other professional standards of the Institute, by virtue of a best efforts obligation.
6.1.2. The practitioner may, at its discretion, be assisted by employees or experts, and the engagement(s) arising from the agreement may be carried out in whole or in part by one or more appointees or experts.
6.1.3. Except for deviations in the engagement, the engagement is not specifically aimed at detecting any possible fraud.
6.1.4. Unless expressly agreed otherwise, checking and/or correcting the (annual) accounts, tax returns, accounting records, documents and/or other documents for errors or defects occurring in financial years preceding the commencement of the engagement is entirely beyond the responsibility of the practitioner and forms no part of its engagement.
6.1.5. Except for deviations in the engagement, @TheOffice is not obliged to check the correctness and completeness of the information that the client or their appointee(s) send to it, nor the reliability of the deeds, contracts, inventories, invoices and supporting vouchers of any kind that are entrusted or submitted to it by the client as probative vouchers or as vouchers intended to serve as such.
6.1.6. All documents, books, and records may be moved. @TheOffice may keep them with it for the time it takes to carry out its engagements. Insofar as they are the property of the client, the client always has the right to take cognisance of them. The client can do this themselves or engage appointees or representatives in possession of written powers of attorney to do it for them.
6.1.7. The practitioner, as well as its attorney(s) in fact or appointee(s), is bound to professional confidentiality, in accordance with the Act of 17 March 2019 on the professions of chartered accountant and tax adviser and the applicable doctrine of duties, subject to application of the provisions of the primary and secondary legislation preventing use of the financial system for money laundering and the financing of terrorism.
6.2. Rights and obligations of the client
6.2.1. With regard to the engagement entrusted to the practitioner, the client is strictly committed to cooperation and to the accurate and timely delivery of all necessary documents, data and information for performance of the engagement or within the framework of the Anti-Money Laundering Act.
6.2.2. The client also undertakes to: a) carry out the work that is their responsibility, if necessary, in accordance with the engagement; b) inform the practitioner in a timely manner of any data, event or development that could have an influence on performance of the engagement; c) provide the practitioner with correct, accurate, up-to-date information, as well as any subsequent change thereto that is accompanied by a possible adjustment of the practitioner’s engagement and in particular, and without prejudice to the generality, with regard to a significant change in their financial situation, funds, ultimate beneficiaries, all no later than 2 weeks after the client’s becoming aware of this information or change therein; d) if requested by the practitioner, confirm in writing that the documents, information and explanations provided are correct and complete; e) check whether the documents and statements drawn up by the practitioner correspond to his or her expectations and the information provided by him or her and, if this is not the case, to inform the practitioner as soon as possible. f) Pay the fees as agreed in the engagement letters.
6.2.3. The client is at all times obliged to consult the practitioner on all documents, decisions or points that appear doubtful to them.
6.2.4. In addition, the client must of course report any change in their contact details to the practitioner as soon as possible, as well as any changes with regard to the ultimate beneficiaries.
6.2.5. Finally, the client undertakes to inform the practitioner of any default, as from the first overdue payment, vis-à-vis any tax or social security administration or any other creditor.
6.2.6. If the client fails to do so, the practitioner will be released from any responsibility for non-compliance with statutory deadlines, legislation or agreements for the implementation of the fiscal, social security or other formalities that fall under its engagement.
6.3. Right of withdrawal of the client (if applicable) The client, who is to be regarded as a consumer within the meaning of the Consumer Protection Act, has a cooling-off period of 2 weeks from the signing of the engagement letter in which they can terminate the contractual relationship at any time without any compensation.
6.4. Prohibition against recruitment of staff
6.4.1. The client and the practitioner expressly undertake, subject to the prior written agreement of the other party, during the entire term of the agreement and for a period of twelve (12) months after its termination, howsoever arising, not to employ any member of staff or independent employee, in particular those involved in performance of the engagement, directly or indirectly or to have him/her perform services directly or indirectly outside the framework of an agreement between the client and the practitioner.
6.4.2. Any breach of this prohibition will give rise to liquidated damages amounting to EUR 25,000.00.
7. Fees and payment arrangements
7.1. The costs and fees are determined in accordance with the applicable legal and regulatory provisions applicable to the practitioner and set down in the engagement letter. The costs and fees are payable as work progresses for the client even if the engagement has not necessarily come to an end.
7.2. If, at the request of the client, an engagement needs to be postponed in respect of the agreed deadline, the practitioner is entitled already to charge for its services.
7.3. All prices, fees and rates quoted by the practitioner are exclusive of VAT and any other levies that may be imposed by the authorities. The taxes and any levies are always borne by the client.
7.4. The practitioner’s fees may be adjusted annually, automatically and without any notice or warning, in line with indexations, changes in wages, charges, taxes, levies, costs, market developments or any other price-determining factor.
7.5. The fee and/or rate does not cover the costs incurred at the expense of the client (among other things, costs related to publications, registration costs, travel and accommodation costs, use of specific software, delivery of printed matter, registers, etc.). An invoice will be drawn up for these costs, stating the amount and the description of the costs for the account of the client. These costs will be subject to responsible settlement, which the client will reimburse on the simple written request of the practitioner.
7.6. Extra hours can only be worked with the express agreement of both parties. Extra hours performed at the client’s request outside office hours will be charged by the practitioner at time and a half. Extra hours performed at the client’s request during a weekend will be charged by the practitioner at double time rates.
8. Flat-rate fees and budgets
8.1. If, at the request of one of the parties, a fixed fee and/or budget is set at the time of signing the engagement letter or at any other time, this shall always apply to the engagement as described in its precise terms.
8.2. Each fixed fee and/or budget is always based on:
a) fees and rates applicable at that time
b) the estimated work volume and estimated time spent by the practitioner,
c) the information provided by the client with regard to his or her internal organisation,
d) the degree of difficulty of the case,
e) the nature of the client’s activity,
f)7 of 10 the number of entry lines in the accounting software, and any other aspects that may affect the scope of the workload.
If one of these factors should change in the future or if special circumstances justify this, the fixed fees and/or budgets will be adjusted accordingly.
8.3. When setting a lump-sum fee and/or budget, it is always assumed that all information necessary to perform the services is made available by the client in a timely manner, and that this information is complete, accurate and structured, including in implementation of the client’s own legal obligations.
8.4. Unless expressly stipulated otherwise, the following services are in no way included in the proposed budget:
a) checking and/or correcting errors or defects identified in the accounts, annual accounts and/or returns for the accounting years, as well as for the period of the current accounting year, which precede the commencement of the practitioner’s service provision
b) the specific assistance that might be requested outside the strictly financial domain, such as legal advice, advice on special legislation, specialist advice on remuneration and subsidy applications, or other matters.
8.5. This list is without prejudice to the generality and/or is not exhaustive and applies to all services that are not explicitly mentioned in the engagement or the services that are referred to as “ad hoc” in the engagement.
9. Disputed invoices
9.1. All disputes of costs and fees must be formulated by the client by registered letter to the practitioner within 8 days of the invoice date.
9.2. If no (timely) dispute reaches the practitioner, it is assumed that the client agrees with the invoiced costs and services.
9.3. Disputes relating to costs and fees may be submitted to the Arbitration Committee at the Institute, which issues a final decision, in first and last instance and without procedural costs.
10. Payment agreements
10.1. The fee statement, invoices and notes of costs are payable in cash at the practitioner’s registered or administrative office. In the event of non-payment, all invoices will be increased automatically and without any notice of default by contractual damages of the greater of 15% and EUR 250 plus default interest of 10% per annum calculated from the date of the document.
10.2. The practitioner may request one or more advances. These advances are then offset in the final statement of costs and fees.
10.3. Non-payment on the due date of a single invoice renders the due balance of all other invoices, even those that have not matured, immediately due and payable. The same applies to full or partial untimely payment of the aforementioned default interest and damages clause.
11. The practitioner’s liability
11.1. Limitation of liability
11.1.1. The practitioner shall ensure that the services are provided in accordance with the ethical standards and other professional standards of the Institute and taking into account the applicable primary and secondary legislation in the performance of the engagements.
11.1.2. The practitioner cannot be held liable for the consequences of any subsequent changes – even of retroactive effect – to these provisions of primary and secondary legislation.
11.1.3. In addition, the practitioner cannot be held liable for mistakes and professional errors committed by anyone before the engagement came into effect.
11.1.4. Finally, in accordance with the law of custom, the practitioner’s may only be liable for engagements that are shown to have been accepted by it.
11.1.5. The practitioner and the client are also asked to make their objections, comments, recommendations and advice known to each other mutually, and as far as possible in writing.
11.2. Insurance of @TheOffice
11.2.1. In accordance with the Act of 17 March 2019 on the professions of chartered accountant and tax adviser and the applicable doctrine of duties, the practitioner has taken out civil professional liability insurance under a collective policy approved by the ITAA. https://www.itaa.be/nl/verzekering-collectieve-polis-burgerlijke-beroepsaansprakelijkheid-externe-itaa-leden-en-stagiairs/
11.2.2. The practitioner is not liable for services provided by third parties engaged by it.
11.2.3. The (contractual, tortious or other) liability of the practitioner for performance of the engagement is in any case limited to (i) the insured activities, and (ii) the amount or amounts to which the professional liability insurance taken out by the practitioner relates and within the limits of the cover.
11.2.4. If for any reason the liability insurer does not pay, all liability on the part of the practitioner is limited to the amount of the fee paid for performance of the engagement, with an absolute maximum equal to the fee that was invoiced to the client in the 12 months prior to the fact from which the loss results.
These restrictions also apply to all claims arising from performance of the engagement that might be made against all and any persons, employees, partners, directors and/or self-employed workers possessing the status of insured under the terms of the practitioner’s relevant insurance policy.
They do not apply when liability results from fault perpetrated with fraudulent intent or with the aim of causing damage. Consequently, this limitation expressly applies to any liability arising from all and any other faults for which the practitioner, its partners, directors and/or self-employed workers might be liable.
If it should transpire that two or more damages claims arise from one and the same fault, they are deemed to form one single case of liability and liability is therefore limited to the highest amount applicable to the relevant engagements or agreements.
11.2.5. Subject to an express mandatory provision to the contrary, the loss arising from (a) a loss of profits, goodwill, trade opportunities or anticipated savings or benefits, (b) the loss or damage to data, or from (c) indirect loss or damage, shall in no case whatsoever confer title to indemnification.
12. Personal data
12.1. Any processing of personal data under the engagement will be done in accordance with applicable privacy and data protection legislation (‘Global Data Protection Regulation’). By means of the present agreement, the client transfers his or her personal data, as well as the personal data in his or her possession (including that of his or her directors, managing directors, employees, customers and suppliers) to the practitioner and consent is given to it to process it.
12.2. The client explicitly acknowledges and agrees that the practitioner may pass the personal data that is provided on to affiliated companies and sub-processors (including external employees and software providers) for the performance of the engagement. The practitioner uses appropriate security technologies and measures and retains the entrusted personal data for a period of ten years after the end of the engagement, unless certain statutory limitation or retention periods require a longer period.
12.3. The practitioner’s full privacy statement can be seen at https://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacy https://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacy https://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacy https://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacy https://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacy https://atheoffice.be/nl/privacy https://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacyhttps://atheoffice.be/nl/privacy-policy/ policy/
. For all questions and comments in connection with data processing by the practitioner, its privacy policy and exercise of the right of access/correction or improvement, etc., the client can always contact the following e-mail address: info@aTheOffice.be
12.4. The client is aware of the fact that the practitioner is subject to the law on prevention of the use of the financial system for money laundering and for the financing of terrorism. In this context, the practitioner is released from its duty of professional confidentiality.
13. Miscellaneous provisions
13.1. This agreement between the practitioner and the client is entered into under the condition precedent that the engagement is approved by the internal risk management process of the practitioner, which will check, inter alia, whether the engagement can be carried out in accordance with applicable laws, rules and regulations.
13.2. If any provision of these terms and conditions and/or the engagement letter should prove (in whole or in part) to be invalid, void or unenforceable, such invalidity, nullity or unenforceability shall be limited to the relevant provision and shall not affect the invalidity, validity or enforceability of the other provisions of these terms and conditions and/or the engagement letter except where the invalid, void or unenforceable provision affects the substance of the agreement and cannot be transformed into a valid and enforceable provision. In that case, the parties undertake to make every reasonable effort to transform a void, invalid or unenforceable provision of this agreement into a valid and enforceable provision that achieves the purpose striven for by the parties as far as possible from an economic point of view.
13.3. A party shall only be deemed to have waived, or to have renounced, any right or claim in connection with this agreement if such party has expressly confirmed such waiver or renunciation in writing. If a party waives or renounces any right or legal claim in connection with this agreement, such waiver or renunciation shall have no effect with respect to the other rights or legal claims held by such party.
13.4. The practitioner reserves the right to change these standard terms and conditions. All and any changes become effective after the expiry of a period of two (2) weeks from the date of notification thereof by the practitioner to the client.
The client is deemed to accept these changes in the absence of a response within the aforementioned period. If the client does not accept the changes, he or she can terminate the agreement within the same period, without observing any notice period and without a right to compensation.
14. Jurisdiction and applicable law
14.1. The agreement between the practitioner and the client is exclusively subject to, governed by and interpreted in accordance with Belgian law.
Any dispute concerning the validity, interpretation or execution of the agreement between the practitioner and the client that cannot be settled between the parties will be settled by the courts in Antwerp, Antwerp division.
Borsbeek, August 2025
CONDITIONS GÉNÉRALES
1 Définitions
1.1. Professionnel
@TheOffice BV, dont le siège social est situé à 2150 Borsbeek, De Robianostraat 118 boîte 4, inscrite au registre des personnes morales d’Anvers sous le numéro 1013.353.654, Comptable (fiscal) agréé et membre de l’Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) sous le numéro 53.397.890.
Le professionnel est soumis à la législation relative aux professions comptables et fiscales ainsi qu’aux règles de conduite, normes et code déontologique édictés par l’ITAA, consultables sur le site suivant : https://www.itaa.be.
1.2. Donneur d’ordre
La personne physique ou morale qui fait appel au professionnel.
Le professionnel peut considérer comme son donneur d’ordre – agissant en son nom propre – toute personne qui lui a confié une mission, à moins que celle-ci n’ait expressément indiqué qu’elle agit en tant que représentant, organe, mandataire, au nom et pour le compte d’un tiers et à condition que le nom, l’adresse et les autres informations pertinentes de ce tiers, mandant, personne morale ou représenté soient communiqués au professionnel en même temps que la mission.
1.3. Champ d’application
Les présentes conditions générales s’appliquent, en priorité et à l’exclusion de toutes conditions générales éventuelles du donneur d’ordre, à tous les actes juridiques, relations juridiques et relations professionnelles entre le professionnel et le donneur d’ordre. Toute dérogation doit être expressément acceptée par écrit par les deux parties. Aucune dérogation ne peut être invoquée comme règle générale. En cas de contradiction entre le contenu des présentes conditions générales et la lettre de mission, la lettre de mission prévaut.
Conformément au droit commun, la responsabilité du professionnel ne peut être engagée que pour les missions dont il est prouvé qu’elles ont été acceptées par le professionnel.
1.4. Mission récurrente
On entend par « mission récurrente » la mission qui consiste en des prestations successives de même nature qui doivent être exécutées à des échéances déterminées à l’avance.
1.5. Missions non récurrentes
On entend par « mission non récurrente » une mission unique, non répétitive, qui prend fin après son exécution. Les missions qui ne relèvent pas de la définition prévue au point 1.4 sont considérées comme des missions non récurrentes.
2 Conclusion du contrat
2.1 Sauf disposition contraire dans la lettre de mission, le contrat est conclu et prend effet :
– soit au moment où la lettre de mission signée par le client est reçue par le professionnel et cosignée par celui-ci ;
– soit au moment où le professionnel commence l’exécution de la mission à la demande du donneur d’ordre, si cette exécution commence à une date antérieure.
Le professionnel ne peut commencer l’exécution de la mission qu’après avoir reçu tous les documents et informations requis dans le cadre de la loi anti-blanchiment (cartes d’identité, identification, UBO, etc.).
2.2 Si le professionnel n’a pas encore reçu la lettre de mission signée par le client, tous les actes juridiques, relations juridiques et relations professionnelles entre les parties sont en tout état de cause régis par les présentes conditions générales et la lettre de mission, à compter du moment et dans la mesure où ces documents ont été transmis au client, soit par courrier, soit par courrier électronique, soit en mains propres.
2.3 Les services à fournir par le professionnel au client seront décrits dans des lettres de mission distinctes soumises aux conditions générales. Les lettres de mission comprendront au minimum la description des activités à réaliser et les accords de prix correspondants. Les dérogations aux présentes conditions générales ne sont valables que si elles ont été expressément convenues par écrit dans les lettres de mission.
2.4 Les lettres de mission peuvent être modifiées, complétées ou renouvelées lorsque de nouveaux éléments apparaissent ou à la suite de l’évolution de l’activité ou du développement du donneur d’ordre. Les deux parties peuvent demander cette modification, mais celle-ci n’entrera en vigueur qu’après accord des parties et après la signature d’une nouvelle lettre de mission modifiant ou remplaçant la lettre de mission initiale.
3 Durée et résiliation du contrat
3.1 Missions récurrentes
3.1.1. Durée et fin du contrat
Sauf disposition contraire dans la lettre de mission, le contrat pour une mission récurrente est réputé conclu pour une durée indéterminée.
Les parties peuvent résilier le contrat à tout moment par notification écrite envoyée par courrier recommandé.
Sauf en cas de résiliation immédiate pour certaines raisons (voir 4.1 et 4.2), le professionnel qui met fin au contrat doit respecter un préavis de trois mois. Ce délai de préavis peut, d’un commun accord entre les parties, être remplacé par une indemnité forfaitaire de rupture égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement fournies par le professionnel pour un exercice complet ou, le cas échéant, pour une année civile.
Sauf en cas de résiliation immédiate pour certains motifs (voir 4.3), le donneur d’ordre qui met fin au contrat doit payer une indemnité forfaitaire de résiliation égale à 25 % des honoraires correspondant aux prestations habituellement fournies par le professionnel pour un exercice complet ou, le cas échéant, pour une année civile. Cette indemnité de rupture peut être remplacée, d’un commun accord entre les parties, par un préavis de trois mois.
3.1.1 Pendant le délai de préavis, les dispositions de la lettre de mission et des présentes conditions générales restent pleinement applicables.
3.1.2 Pendant la durée de ce délai de préavis, le professionnel doit toutefois prendre toutes les mesures conservatoires en vue de préserver les droits du donneur d’ordre, mais uniquement dans la mesure où ces mesures sont nécessaires en raison de faits dont le professionnel avait déjà connaissance à la date d’envoi de la lettre de résiliation.
3.1.3 Le professionnel conservera, comme preuve de son intervention et afin de permettre le traitement efficace de ses affaires, une copie de tous les documents qu’il a établis ou complétés et qui se rapportent à sa mission.
3.2 Missions non récurrentes
3.2.1 Durée et fin du contrat
Sauf disposition contraire, le contrat pour une mission non récurrente est réputé conclu pour une durée déterminée et prend fin de plein droit à l’exécution des prestations convenues.
3.2.2 Le donneur d’ordre a toutefois le droit de résilier le contrat de manière anticipée, moyennant notification écrite au professionnel. Dans ce cas, le donneur d’ordre est tenu de rembourser :
• Les prestations déjà exécutées et les frais déjà engagés, sur la base des honoraires convenus ou du tarif habituel du professionnel ;
• Une indemnité supplémentaire pour le manque à gagner résultant de l’exécution incomplète de la mission. Cette indemnité est fixée forfaitairement à 25 % des honoraires qui auraient été dus en cas d’exécution complète de la mission, à moins que le professionnel ne prouve une perte réelle plus élevée.
3.2.3 Le professionnel peut également résilier le contrat de manière anticipée, moyennant une motivation écrite, pour des raisons graves telles que la perte de confiance, le non-respect des obligations par le client ou des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission. Dans ce cas, le client n’a droit qu’aux résultats des prestations déjà fournies.
3.3 Fin d’une mission
Après la résiliation du contrat, tous les livres et documents appartenant au client sont rassemblés et mis à la disposition du client ou de son mandataire. Le professionnel peut facturer le temps nécessaire au tarif en vigueur, avec un minimum de 400 euros.
4 Résiliation immédiate pour certaines raisons
4.1 Le professionnel peut résilier le contrat à tout moment, sans préavis et sans indemnité, s’il existe des raisons qui rendent impossible la poursuite de la collaboration professionnelle, telles que, entre autres :
• des circonstances compromettant l’indépendance du professionnel ;
• des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
• le manquement manifeste du donneur d’ordre à ses propres obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales et dans les lettres de mission ;
• en cas de procédure d’insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes ou d’incapacité manifeste du donneur d’ordre.
• Le professionnel justifiera au client les raisons qui motivent la résiliation immédiate du contrat.
Selon les circonstances, le professionnel peut faire précéder sa décision d’un avertissement ou d’une mise en demeure adressé au donneur d’ordre.
Lorsque le professionnel résilie le contrat, il indique au client les mesures juridiques urgentes et nécessaires à prendre pour préserver ses droits et pour lesquelles il avait reçu mandat.
4.2 En cas de faillite du donneur d’ordre, le contrat est résilié de plein droit.
4.3 Le donneur d’ordre peut à tout moment, sans respecter un délai de préavis et sans payer de dommages-intérêts, mettre fin au contrat si le professionnel manque manifestement à ses obligations telles que décrites dans les présentes conditions générales et, le cas échéant, dans la lettre de mission. Dans tous les cas, le client fera précéder sa décision d’une mise en demeure écrite adressée au professionnel.
5 Suspension de l’exécution des obligations
5.1 En cas de non-exécution, d’exécution incorrecte ou tardive, totale ou partielle, par le donneur d’ordre de son ou ses obligations, par exemple en cas de non-paiement des honoraires ou des acomptes, le professionnel est en droit de suspendre ou de reporter l’exécution de son ou ses engagements jusqu’à ce que le donneur d’ordre ait rempli ses obligations. Tout cela sans préjudice du paiement d’une indemnité par le donneur d’ordre défaillant.
5.2 Le professionnel informe le client par écrit ou par e-mail de son intention de suspendre ou de reporter l’exécution de son ou ses engagements. Si, après le début de la suspension ou du report de l’exécution, des travaux urgents et nécessaires doivent être effectués pour préserver les droits du client dans un délai de trois mois, et pour lesquels le professionnel avait reçu mandat, il en informe le donneur d’ordre.
5.3 Tous les frais et charges (y compris les amendes et dommages-intérêts) résultant de la suspension ou du report sont à la charge du donneur d’ordre.
5.4 Le professionnel a droit, en toutes circonstances, au paiement des honoraires et frais liés aux prestations déjà fournies.
6 Droits et obligations des parties
6.1 Droits et obligations du professionnel
6.1.1 Le professionnel exécute la mission qui lui est confiée en toute indépendance, dans le respect de la législation applicable et conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut, en vertu d’une obligation de moyens.
6.1.2 Le professionnel peut, à sa libre appréciation, se faire assister par des collaborateurs ou des experts et faire exécuter tout ou partie de la ou des missions découlant du contrat par un ou plusieurs mandataires ou experts.
6.1.3 Sauf dérogation dans la mission, celle-ci n’a pas pour objet spécifique de détecter d’éventuelles fraudes.
6.1.4 Sauf convention contraire expresse, la vérification et/ou la correction des comptes (annuels), des déclarations fiscales, de la comptabilité, des pièces et/ou autres documents pour détecter des erreurs ou des lacunes commises au cours des exercices précédant le début de la mission ne relèvent pas de la responsabilité du professionnel et ne font pas partie de sa mission.
6.1.5 Sauf dérogation dans la mission, @TheOffice n’est pas tenue de vérifier l’exactitude et l’exhaustivité des informations qui lui sont transmises par le client ou son (ses) mandataire(s), ni la fiabilité des actes, contrats, inventaires, factures et pièces justificatives de toute nature qui lui sont confiées ou présentées par le client comme pièces probantes ou devant servir à ce titre.
6.1.6 Tous les documents, livres et pièces peuvent être déplacés. @TheOffice peut les conserver pendant le temps nécessaire à l’exécution de ses missions. Dans la mesure où ils sont la propriété du client, celui-ci a toujours le droit de les consulter. Le client peut le faire lui-même ou le faire faire par son mandataire ou ses représentants disposant d’une procuration écrite.
6.1.7 Le professionnel, ainsi que son ou ses mandataires ou représentants, sont tenus au secret professionnel, conformément à la loi du 17 mars 2019 relative aux professions de comptable et de conseiller fiscal et aux obligations applicables, sous réserve de l’application des dispositions de la législation et de la réglementation visant à prévenir l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
6.2 Droits et obligations du donneur d’ordre
6.2.1 En ce qui concerne la mission confiée au professionnel, le donneur d’ordre s’engage à coopérer étroitement et à fournir avec précision et dans les délais tous les documents, données et informations nécessaires à l’exécution de la mission ou dans le cadre de la loi anti-blanchiment.
6.2.2 Le donneur d’ordre s’engage en outre à :
a) Exécuter les tâches qui relèvent de sa responsabilité, le cas échéant, conformément à la mission ;
b) Informer en temps utile le professionnel de tout élément, événement ou développement susceptible d’avoir une incidence sur l’exécution de la mission ;
c) Fournir au professionnel des informations correctes, précises et à jour, ainsi que toute modification ultérieure de celles-ci qui implique une adaptation éventuelle de la mission du professionnel et, en particulier, sans que cette liste soit exhaustive, en ce qui concerne le changement significatif de sa situation financière, de ses ressources, de ses bénéficiaires effectifs, et ce, au plus tard dans un délai de deux semaines après avoir pris connaissance de ces informations ou de leur modification par le client ;
d) Si le professionnel le demande, confirmer par écrit que les documents, informations et explications fournis sont exacts et complets ;
e) Vérifier que les documents et états établis par le professionnel correspondent à ses attentes et aux informations qu’il lui a fournies et, si ce n’est pas le cas, en informer le professionnel dans les plus brefs délais.
f) Payer les honoraires convenus dans les lettres de mission.
6.2.3 Le donneur d’ordre est toujours tenu de consulter le professionnel pour tout document, décision ou point qui lui semble douteux.
6.2.4 En outre, le client doit bien entendu signaler dans les plus brefs délais au professionnel tout changement de ses coordonnées, ainsi que tout changement concernant les bénéficiaires finaux.
6.2.5 Enfin, le donneur d’ordre s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès le premier arriéré, à l’égard de toute administration fiscale ou sociale ou de tout autre créancier.
6.2.6 À défaut, le professionnel sera dégagé de toute responsabilité pour le non-respect des délais, réglementations et accords légalement imposés pour l’exécution des formalités fiscales, sociales ou autres relevant de sa mission.
6.3 Droit de rétractation du donneur d’ordre (le cas échéant)
Le donneur d’ordre, qui doit être considéré comme un consommateur au sens de la loi sur la protection des consommateurs, dispose d’un délai de réflexion de 2 semaines à compter de la signature de la lettre de mission, pendant lequel il peut à tout moment mettre fin à la relation contractuelle sans aucune indemnité.
6.4 Interdiction de débauchage
6.4.1 Le donneur d’ordre et le professionnel s’engagent expressément, sauf accord écrit préalable de l’autre partie, pendant toute la durée du contrat et pendant une période de douze (12) mois après sa résiliation, quelle qu’en soit la raison, d’embaucher directement ou indirectement un membre du personnel ou un collaborateur indépendant, en particulier celui ou ceux impliqués dans l’exécution du contrat, ou de lui faire exécuter directement ou indirectement des prestations en dehors du cadre d’un contrat entre le donneur d’ordre et le professionnel.
6.4.2 Toute violation de cette interdiction donnera lieu à une indemnité forfaitaire unique de 25 000 EUR.
7 Honoraires et modalités de paiement
7.1 Les frais et honoraires sont fixés conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, applicables au professionnel et prévues dans la lettre de mission. Les frais et honoraires sont dus au fur et à mesure que les prestations sont fournies au donneur d’ordre, même si la mission n’est pas nécessairement terminée.
7.2 Si, à la demande du donneur d’ordre, une mission doit être reportée au-delà du délai convenu, le professionnel a le droit de facturer ses prestations déjà effectuées.
7.3 Tous les prix, honoraires et tarifs indiqués par le professionnel s’entendent hors TVA et hors autres taxes éventuellement imposées par les pouvoirs publics. Les taxes et autres impôts éventuels sont toujours à la charge du donneur d’ordre.
7.4 Les honoraires du professionnel peuvent être adaptés chaque année, de plein droit et sans mise en demeure ni avertissement préalable, en fonction de l’indexation, des modifications des salaires, des charges, des taxes, des impôts, des frais, des évolutions du marché ou de tout autre facteur déterminant le prix.
7.5 Les honoraires et/ou le tarif ne couvrent pas les frais engagés pour le compte du donneur d’ordre (notamment les frais liés aux publications, les frais d’enregistrement, les frais de déplacement et de séjour, l’utilisation de logiciels spécifiques, la fourniture d’imprimés, les registres, etc.) Ces frais feront l’objet d’une facture mentionnant le montant et la description des frais à la charge du donneur d’ordre. Ces frais feront l’objet d’un décompte justifié que le donneur d’ordre remboursera sur simple demande écrite du professionnel.
7.6 Les heures supplémentaires ne pourront être prestées qu’avec l’accord explicite des deux parties. Les heures supplémentaires effectuées à la demande du donneur d’ordre en dehors des heures de bureau seront facturées par le professionnel à 150 %. Les heures supplémentaires effectuées à la demande du donneur d’ordre pendant le week-end seront facturées par le professionnel à 200 %.
8 Honoraires forfaitaires et budgets
8.1 Si, à la demande de l’une des parties, lors de la signature de la lettre de mission ou à tout autre moment, des honoraires forfaitaires et/ou un budget ont été fixés, ceux-ci s’appliquent toujours à la mission limitativement décrite.
8.2 Tout honoraire forfaitaire et/ou budget est toujours basé sur :
a) les honoraires et tarifs en vigueur à ce moment-là
b) le volume de travail estimé et le temps probable consacré par le professionnel,
c) les informations fournies par le donneur d’ordre, notamment en ce qui concerne son organisation interne,
d) le degré de difficulté du dossier,
e) la nature de l’activité du donneur d’ordre,
f) le nombre de lignes comptables dans le logiciel de comptabilité, et tous les autres aspects susceptibles d’influencer l’ampleur de la charge de travail.
Si l’un de ces facteurs venait à changer à l’avenir ou si des circonstances particulières le justifiaient, les honoraires forfaitaires et/ou les budgets seraient adaptés en conséquence.
8.3 Lors de la fixation d’un honoraire forfaitaire et/ou d’un budget, il est toujours supposé que toutes les informations nécessaires à l’exécution des prestations sont mises à disposition en temps utile par le donneur d’ordre et que ces informations sont complètes, exactes et structurées, notamment en exécution des obligations légales du donneur d’ordre.
8.4 Sauf stipulation contraire expresse, les prestations suivantes ne sont en aucun cas comprises dans le budget préétabli :
a) la vérification et/ou la correction d’erreurs ou d’omissions constatées dans la comptabilité, les comptes annuels et/ou les déclarations pour les exercices comptables, ainsi que pour la période de l’exercice en cours, qui précèdent le début des prestations du professionnel
b) l’assistance spécifique qui pourrait être demandée en dehors du domaine strictement financier, telle que des conseils juridiques, des conseils sur des législations particulières, des conseils spécialisés en matière de rémunérations et de dossiers de subventions, ou d’autres questions.
8.5 Cette liste n’est pas limitative et/ou exhaustive et couvre toutes les prestations qui ne sont pas expressément mentionnées dans la mission ou les prestations désignées comme « ad hoc » dans la mission.
9 Contestation des factures
9.1 Toutes les contestations relatives aux frais et honoraires doivent être formulées de manière motivée par le donneur d’ordre au professionnel par lettre recommandée dans les 8 jours suivant la date de la facture.
9.2 Si aucune contestation (dans les délais) n’est reçue par le professionnel, le donneur d’ordre est réputé accepter les frais et services facturés.
9.3 Les contestations relatives aux frais et honoraires peuvent être soumises à la commission d’arbitrage de l’Institut, qui statue en première et dernière instance, sans frais de procédure, par une décision définitive.
10 Modalités de paiement
10.1 Les honoraires, factures et notes de frais sont payables au comptant au siège social ou administratif du professionnel. En cas de non-paiement, toutes les factures sont automatiquement majorées, sans mise en demeure, d’une indemnité conventionnelle de 15 % avec un minimum de 250 EUR et d’un intérêt de retard de 10 % par an à compter de la date du document.
10.2 Le professionnel peut demander une ou plusieurs avances. Ces avances sont alors déduites du décompte final des frais et honoraires.
10.3 Le non-paiement à l’échéance d’une seule facture rend immédiatement exigible de plein droit le solde dû de toutes les autres factures, même non échues. Il en va de même en cas de paiement tardif, total ou partiel, des intérêts de retard et de la clause pénale susmentionnés.
11 Responsabilité du professionnel
11.1 Limitation de la responsabilité
11.1.1 Le professionnel veille à ce que les services soient fournis conformément aux normes déontologiques et autres normes professionnelles de l’Institut et en tenant compte de la législation et de la réglementation en vigueur lors de l’exécution des missions.
11.1.2 Le professionnel ne peut être tenu responsable des conséquences d’éventuelles modifications ultérieures, éventuellement rétroactives, des dispositions légales et réglementaires.
11.1.3 En outre, le professionnel ne peut être tenu responsable des erreurs et fautes professionnelles commises par quiconque avant que la mission n’entre en vigueur.
11.1.4 Enfin, conformément au droit coutumier, la responsabilité du professionnel ne peut être engagée que pour les missions dont il a été démontré qu’elles ont été acceptées par lui.
11.1.5 Le professionnel et le donneur d’ordre sont également invités à se communiquer mutuellement, et autant que possible par écrit, leurs objections, remarques, recommandations et avis.
11.2 Assurance de @TheOffice
11.2.1 Conformément à la loi du 17 mars 2019 relative aux professions de comptable et de conseiller fiscal et à la déontologie applicable en matière d’obligations, le professionnel a souscrit une assurance responsabilité civile professionnelle collective approuvée par l’ITAA. https://www.itaa.be/fr/police-collective-assurance-responsabilite-civile-professionnelle-membres-et-stagiaires-externes-itaa/
11.2.2 Le professionnel n’est pas responsable des prestations fournies par des tiers auxquels il a fait appel.
11.2.3 La responsabilité (contractuelle, extracontractuelle ou autre) du professionnel pour l’exécution de la mission est en tout état de cause limitée (i) aux activités assurées et (ii) au montant ou aux montants couverts par l’assurance responsabilité civile professionnelle souscrite par le professionnel, dans les limites de la couverture.
11.2.4 Si, pour quelque raison que ce soit, l’assureur en responsabilité civile refuse de verser une indemnité, la responsabilité du professionnel est limitée au montant des honoraires payés pour l’exécution de la mission, avec un maximum absolu égal aux honoraires facturés au donneur d’ordre au cours des 12 mois précédant le fait dommageable.
Ces limitations s’appliquent également à toutes les réclamations découlant de l’exécution de la mission qui seraient dirigées contre toutes les personnes, employés, associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants qui ont la qualité d’assuré au sens du contrat d’assurance concerné du professionnel.
Elles ne s’appliquent pas lorsque la responsabilité résulte d’une faute commise avec une intention frauduleuse ou dans le but de nuire. Par conséquent, cette limitation s’applique expressément à toute responsabilité découlant de toutes les autres fautes dont le professionnel, ses associés, administrateurs et/ou collaborateurs indépendants pourraient être responsables.
S’il s’avère que deux ou plusieurs sinistres résultent d’une seule et même faute, ils sont considérés comme un seul et même cas de responsabilité et la responsabilité est donc limitée au montant le plus élevé des montants applicables aux missions ou contrats concernés.
11.2.5 Sauf disposition légale contraire expresse, les dommages résultant (a) d’une perte de bénéfices, de goodwill, d’opportunités commerciales ou d’économies ou avantages escomptés, (b) de la perte ou de la détérioration de données, ou (c) d’une perte ou d’un dommage indirect, ne donnent en aucun cas droit à une indemnisation.
12 Données à caractère personnel
12.1 Tout traitement de données à caractère personnel dans le cadre de la mission sera effectué conformément à la législation applicable en matière de protection de la vie privée et des données (« Règlement général sur la protection des données »). Par le présent contrat, le donneur d’ordre transfère ses données à caractère personnel, ainsi que les données à caractère personnel dont il dispose (y compris celles de ses administrateurs, dirigeants, employés, clients et fournisseurs) au professionnel et autorise ce dernier à les traiter.
12.2 Le donneur d’ordre reconnaît et accepte expressément que le professionnel puisse transmettre les données à caractère personnel fournies à des entreprises liées et à des sous-traitants (y compris des collaborateurs externes et des fournisseurs de logiciels) pour l’exécution de la mission. Le professionnel utilise des technologies et des mesures de sécurité appropriées et conserve les données à caractère personnel qui lui sont confiées pendant une période de dix ans après la fin de la mission, sauf si certains délais de prescription ou de conservation légaux exigent une durée plus longue.
12.3 La déclaration de confidentialité complète du professionnel peut être consultée sur le site web suivant : https://atheoffice.be/nl/privacy-policy/ . Pour toute question ou remarque concernant le traitement des données par le professionnel, sa politique de confidentialité et l’exercice du droit d’accès/de rectification ou de correction, etc., le donneur d’ordre peut toujours s’adresser à l’adresse e-mail suivante : info@aTheOffice.be
12.4 Le donneur d’ordre est informé que le professionnel est soumis à la loi visant à prévenir l’utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme. Dans ce cadre, le professionnel est délié du secret professionnel.
13 Dispositions diverses
13.1 Le présent contrat entre le professionnel et le donneur d’ordre est conclu sous la condition suspensive que la mission soit approuvée par le processus interne de gestion des risques du professionnel, qui vérifiera notamment si la mission peut être exécutée conformément aux lois, règles et règlements en vigueur.
13.2 Si une disposition des présentes conditions générales et/ou de la lettre de mission s’avérait nulle, invalide ou inapplicable (en tout ou en partie), cette nullité, invalidité ou inapplicabilité serait limitée à la disposition concernée et n’aurait aucune incidence sur la validité, la validité ou le caractère exécutoire des autres dispositions des présentes conditions générales et/ou de la lettre de mission, sauf si la disposition nulle, invalide ou inapplicable porte atteinte à l’essence même du contrat et ne peut être convertie en une disposition valide et applicable. Dans ce cas, les parties s’engagent à faire tous les efforts raisonnables pour transformer une disposition nulle, invalide ou inapplicable du présent contrat en une disposition valide et applicable qui réalise autant que possible l’objectif économique poursuivi par les parties.
13.3 Une partie ne sera réputée avoir renoncé à un droit ou à une action en justice en rapport avec le présent contrat que si elle a expressément confirmé cette renonciation par écrit. Si une partie renonce à un droit ou à une action en justice en rapport avec le présent contrat, cette renonciation n’aura aucune incidence sur les autres droits ou actions en justice dont dispose cette partie.
13.4 Le professionnel se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. Toutes les modifications entrent en vigueur à l’expiration d’un délai de deux (2) semaines à compter de la date de leur notification par le professionnel au donneur d’ordre.
Le donneur d’ordre est réputé accepter ces modifications à défaut de réaction dans le délai susmentionné. Si le donneur d’ordre n’accepte pas les modifications, il peut résilier le contrat dans le même délai, sans préavis et sans droit à une indemnité.
14 Compétence et droit applicable
14.1 Le contrat entre le professionnel et le donneur d’ordre est exclusivement soumis au droit belge, régi par celui-ci et interprété conformément à celui-ci.
Tout litige relatif à la validité, l’interprétation ou l’exécution du contrat entre le professionnel et le donneur d’ordre qui ne peut être réglé à l’amiable entre les parties sera réglé par les tribunaux d’Anvers, division Anvers.
Borsbeek, aout 2025